Delegacje

Korzyściami z wdrożenia są
  • Wyeliminowanie procesów opartych o papier i podpisy(i tym samym zmniejszenie kosztów)
  • Przepływ dokumentu zgodnie z procedurami firmy)
  • Szybszy dostęp do wniosków delegacji
  • Zwiększona kontrola i nadzór nad pracami, kontrola terminowości wykonywanych zadań
  • Usprawnienie pracy kadry kierowniczej i pracowników
  • Wzrost wydajności pracy działu kadr i księgowość

Proces rejestracji i rozliczenia Delegacji składa się z dwóch etapów:

  • Zgłoszenia i akceptacji wniosku o wyjazd na Delegację
  • Rozliczenia Delegacji

Pierwszy etap obejmuje utworzenie w systemie Wniosku na wyjazd, w którym wypełniane są typowe pola jak: cel wyjazdu, miejsce wyjazdu, daty od do, środek transportu, pobranie zaliczki…
Tak przygotowany wniosek jest przekazywany do akceptacji Przełożonego lub Kierownika Projektu a np. dla wyjazdu samochodem prywatnym wymagana jest dodatkowa akceptacja Zarządu.

Jeżeli ponadto wprowadzimy rozróżnienie dla delegacji krajowej i zagranicznej to można uruchomić wariantową ścieżkę akceptacji np. do akceptacji Zarządu w przypadku delegacji zagranicznych.

Istnieje również możliwość automatycznego wygenerowania zaliczki na podstawie formularza delegacji, formularz taki wtedy będzie posiadał swój odrębnych obieg wraz z  integracją z systemem bankowym.

Po wymaganych akceptacjach Wniosek na wyjazd wraca do delegowanego pracownika. W odpowiednich obszarach systemu [Terminarze] naniesiona jest pozycja dla delegowanego pracownika. Informacja ta może również być wysłana do zewnętrznego systemu HR, jeśli takie będą wymagania klienta.
Po powrocie z Delegacji pracownik na arkuszu rozliczeniowym wypełnia wszystkie niezbędne informacje dotyczące rozliczenia m.in. godziny wyjazdu, ilość przejechanych kilometrów, inne koszty itp.
Arkusz rozliczeniowy synchronizowany jest dwukierunkowo z systemem Vario.
Jeżeli użytkownik uzupełni arkusz to system automatycznie pobierze dane z arkusza i uzupełni formularz w Vario, tym samym zaprezentuje najistotniejsze dane na formularzu delegacji [np. Kwotę zwrotu z delegacji, sumę kosztów poniesionych itp.]

Użytkownik ma również możliwość dołączenia do Delegacji innych dowodów rozliczeniowych – rejestracji tych dowodów może wykonać Kancelaria.

Proces rozliczenia Delegacji przechodzi przez kolejne fazy: w dziale księgowości zostają zweryfikowane wszystkie dokumenty kosztowe oraz samo rozliczenie delegacji, arkusz rozliczenia zostaje uzupełniony o wartości księgowe.

Rozliczenie następnie trafia do akceptacji Głównego Księgowego, gdzie po pozytywnym zweryfikowaniu wysyłane jest do systemu ERP lub przekazywane jest do pracownika księgowości, który wykonuje czynności związane z przelewem (jeżeli konieczny jest przelew na konto pracownika).
Po zakończeniu akceptacji rozliczenia Delegacji pracownik otrzymuje informację o zakończeniu procesowania jego wniosku. Jeżeli pracownik wydał więcej niż pobrał zaliczki, dostaje na konto kwotę nadwyżki wydatków. Kiedy po rozliczeniu kosztów Delegacji pracownikowi pozostały środki to zobowiązany jest do zwrotu nadwyżki do kasy firmy.

Po wprowadzeniu niezbędnych informacji przekazuje jednym kliknięciem, komplet danych (zarówno dane do delegacji jak i do przelewu) do systemu ERP.

Po zakończeniu akceptacji rozliczenia Delegacji pracownik otrzymuje informację o tym fakcie w formie korespondencji mailowej. Jeżeli pracownik wydał więcej niż pobrał zaliczki, dostaje na konto kwotę nadwyżki wydatków. Kiedy po rozliczeniu kosztów Delegacji pracownikowi pozostały środki to zobowiązany jest do zwrotu nadwyżki do kasy firmy.

Informacje na tej stronie pochodzą ze strony producenta, firmy Docusoft.