Elektroniczna Kancelaria

To już niemal standardowy proces wymagany przez wszystkich klientów. Pozwala zarejestrować wszelkie typy przesyłek i korespondencji przychodzących i wychodzących. Umożliwia adresowanie lub dekretowanie poczty oraz prowadzi dzienniki poczty przychodzącej i wychodzącej zgodnie z wymaganiami instrukcji kancelaryjnej.

Aby wspierać i usprawnić ten proces w systemie Vario dostępny jest wydzielony obszar nazywany pulpitem operatora kancelaryjnego, w którym prowadzone są rejestry:

  • Poczty rejestrowanej – dla poczty przychodzącej
  • Poczty zadekretowanej - oczekującej na dekretację
  • Kolejka do wysłania – dla poczty wychodzącej
Korzyściami z wdrożenia są:
  • Oszczędność papieru i materiałów eksploatacyjnych
  • Eliminacja zagubień dokumentów
  • Szybka lokalizacja dokumentu
  • Zwiększona kontrola nad pocztą napływającą z wielu źródeł
  • Lepsza wydajność pracowników
  • Zwiększenie bezpieczeństwo oraz ochrona danych i dokumentów
Sposoby rejestracji

Aby sprawnie zarejestrować pocztę przychodzącą ważna jest współpraca z urządzeniami MFP. Można już podczas skanowania podzielić przesyłki na typy dokumentów wymagane przez klienta i automatycznie zasilać system Vario pogrupowanymi pakietami określonych typów poczty korzystając z funkcjonalności Monitoruj folder(y). Oczywiście można zarejestrować pocztę korzystając z metody drag-drop przenosząc kopię elektroniczną z systemu operacyjnego do systemu Vario lub po prostu zarejestrować nową pocztę poleceniem: Rejestruj nową pocztę i do skanować kopię w dowolnym momencie pracy kancelarii.

Diagram obiegu dla Kancelarii prezentuje się następująco:

Kiedy poczta jest zarejestrowana, Operator kancelaryjny ma możliwość przekazania zarejestrowanej pozycji bezpośrednio do adresata lub zadekretowania do osoby dekretującej.

Do tego celu są dostępne polecenia Przekaż do adresatów i Przekaż do dekretacji.

Funkcjonalność określana jako Dekretacja umożliwia przekazanie poczty rejestrowanej do osoby, która wskaże odbiorcę i przekaże pocztę do dalszego procesowania zgodnie z obiegami utworzonymi dla każdego typu dokumentu.

Na pulpicie operatora jest również rejestr: Kolejka do wysłania – to korespondencja wytworzona przez użytkowników i skierowana do operatora kancelaryjnego do wysłania jako korespondencja tradycyjna(papierowa). Operator kancelaryjny przygotowuje przesyłkę do wysłania i po wysłaniu potwierdza autorowi fakt wysłania poczty.

Po zarejestrowaniu korespondencja jest składowana w systemie i dostępna do przeglądania, drukowania, wyszukiwania w rejestrze: Dziennik poczty przychodzącej. Korespondencjaprzekazana do wysłania w formie tradycyjnej jest gromadzona w Dzienniku poczty wychodzącej.

Operator kancelaryjnymoże być jeden dla całej firmy lub jeśli punktów rejestracji poczty jest więcej wtedy nadaje się rolę operatora kancelaryjnego kolejnym użytkownikom i przydziela działy lub użytkowników, którzy będą obsługiwani przez danego operatora w obszarze korespondencji przychodzącej i wychodzącej

Więcej o Elektronicznej kancelarii można przyczytać w dokumencie - "Vario - Elektroniczna Kancelaria" (plik PDF, rozmiar ok 2,2 MB)

Informacje na tej stronie pochodzą ze strony producenta, firmy Docusoft.