Faktura kosztowa

Obieg faktury to proces wymagający większej kontroli. Faktura kosztowa jest specyficznym rodzajem dokumentu, który ma wysoką rangę w każdej firmie. Dlatego wskazane jest, by ściśle nadzorować proces obiegu faktur. System Vario umożliwia zaprojektowanie indywidualnego rozwiązania dopasowanego pod specyfikę i potrzeby konkretnego Klienta.

Obieg faktury kosztowej zapewnia:

  • Przejście z papierowego obiegu faktury kosztowej na elektroniczny
  • Mechanizmy akceptacji faktury kosztowej
  • Monitorowanie obiegu faktur kosztowych
  • Identyfikację miejsc powstawania kosztów (MPK)
  • Dekretacja controllingowa
  • Zebranie niezbędnych informacje na temat faktury kosztowej w różnych miejscach i jeśli to możliwe - powiązanie z dokumentem zapotrzebowania / zamówienia
  • Przygotowanie tych danych do integracji z zewnętrznym systemem finansowo-księgowym
Korzyściami z wdrożenia są:
  • Najważniejszy efekt to możliwość przesyłania zatwierdzonych Faktur kosztowych do systemu ERP z pozycjami kosztowymi MPK (w tym również rozksięgowane na ‘piątki’)
  • Rejestracja wszystkich czynności wykonywanych w trakcie obiegu w tym akceptacji i zatwierdzenia.
  • Rezygnacja z opisu ręcznego wykonywanych akceptacji na dokumencie
  • Możliwość umieszczenia nadruku wykonanych akceptacji na dokumencie lub na oddzielnym dokumencie dołączonym do oryginału faktury.
  • Szybki dostęp do ewidencji faktur z możliwością wyszukiwania i przeglądania historii.
  • Rejestry faktur w różnych widokach np wg terminów płatność, wg stanu obiegu, wg działów, wg MPK umożliwiają szybki i łatwy przegląd faktur.
  • Możliwość ustawienia przypomnień dla faktur, dla których zbliża się termin płatności.
  • Możliwość połączenia(referencji) z innymi procesami np. Projekty, Zaliczka, Zapotrzebowanie
    • - Do projektu jako pozycje kosztowe do budżetowania
    • - Do Zaliczki jako pozycje rozliczenia zaliczki
    • - Do zapotrzebowania w celu potwierdzenia realizacji
Rejestracja faktury kosztowej

Rejestracja faktury może odbywać się przez pracownika lub w sekretariacie firmy. Faktura może dotyczyć: zapotrzebowania, zaliczki, delegacji, projektu. W tym momencie podajemy kontrahenta, daty, odbiorcę, skanujemy dokument i uruchamiamy obieg. Pozostałe wymagane informacje wprowadzane są w kolejnych krokach procesu.

Opis faktury kosztowej

Na tym etapie, osoba odpowiedzialna odrzuca lub opisuje fakturę kosztową np. uzupełniając wartości faktury, dodając pozycje kosztowe z podaniem kosztów MPK. A następnie przekazuje opisaną fakturę do akcentacji przełożonego.

Proces akceptacji faktury kosztowej

System Vario posiada wielokrotny mechanizm akceptacji faktury, który wykorzystywany jest do kształtowania ścieżki akceptacyjnej wg. wymagań klienta.

Rejestruje również wszystkie decyzje i polecenia wykonywane podczas procesu przez poszczególnych użytkowników i umożliwia przegląd tych czynności w formie raportu.

Dostępne są również zestawienia, raporty wszystkich faktur wprowadzonych w systemie vario. Dzięki elastycznemu mechanizmowi filtrowania można raport ten dowolnie kształtować po wprowadzonych kryteriach.

W niniejszym przykładzie został przedstawiony przykładowy scenariusz akceptacji faktury z uwzględnieniem akceptacji przełożonego, głównego księgowego i Zarządu.

Utworzoną i opisaną fakturę kosztowa otrzymuje przełożony pracownika. Przełożony ma możliwość przesłania FV do księgowości lub zwrot FV do poprawy.

Po akceptacji przez przełożonego, faktura kosztowa zostaje przesłana do działu księgowego w celu uzupełniania ją danymi księgowymi.

Faktura zaakceptowana przez przełożonego i opisana przez działa księgowości kierowana jest do akceptacji Głównego Księgowego/Z-cy głównego księgowego a następnie do zatwierdzenia przez Zarząd. Po akceptacji Zarządu faktura zostaje wysłana do systemu ERP zgodnie z uzgodnionymi zasadami integracji.

Informacje na tej stronie pochodzą ze strony producenta, firmy Docusoft.