Zapotrzebowanie materiałowe

Aby opanować obszar związany z zamawianiem materiałów, sprzętów, narzędzi i innych pozycji będących przedmiotem działalności firmy warto wprowadzić systemową rejestrację wniosków o Zapotrzebowanie materiałowe. Jeśli do rejestracji włączymy jeszcze proces obiegu akceptacji, to zyskamy informację ilościowo wartościową o planowanych wydatkach z podziałem na stanowiska kosztów lub prowadzone projekty czy inne przedsięwzięcia rejestrowane również w systemie.

Tworzymy Zapotrzebowanie

Uprawniony pracownik firmy tworzy nowy wniosek Zapotrzebowania materiałowego, wprowadza zamawiane pozycje (produkty) podaje ilość, szacowaną cenę, stanowiska kosztów (MPK), i/lub wybiera projekt, którego Zapotrzebowanie dotyczy.

Korzyściami z wdrożenia są:
  • Wyeliminowanie procesów opartych o papier i podpisy(i tym samym zmniejszenie kosztów)
  • Zoptymalizowanie procesu biznesowego (usunięcie zbędnych, powtarzających się decyzji)
  • Przyspieszenie procesowania wniosków/dokumentów a tym samym zwiększenie efektywności pracy (czas niezbędny od momentu utworzenia wniosku do jego realizacji)
  • Jedno, wspólne miejsce przechowywania danych
  • Szybki dostęp do informacji i raportów dotyczących wielu sfer działania przedsiębiorstwa
  • Możliwości wiązania procesów biznesowych i wychwytywania zależności miedzy nimi
  • Identyfikacje wąskich gardeł procesów
  • Wyeliminowanie zbędnej komunikacji
Proces akceptacji Zapotrzebowania

Model ścieżki weryfikacji, akceptacji, zatwierdzania Zapotrzebowania jest inny w każdej firmie, ale system Vario umożliwia kształtowanie obiegu pod wymagania każdego klienta. Do dyspozycji mamy narzędzia do tworzenia diagramów obiegu dla każdego typu rejestrowanego dokumentu w tym dla Zapotrzebowania również.

Utworzony dokument Zapotrzebowania z pozycjami przekazuje do akceptacji Przełożonego. Przełożony ma możliwość zaakceptowania lub odrzucenia takiego wniosku.
W naszym modelu kolejne działania (po akceptacji Przełożonego) są wykonywane przez określonych pracowników w różnych działach w zależności od rodzaju zapotrzebowania.
Jeżeli zapotrzebowanie materiałowe dotyczy np. sprzętu komputerowego lub oprogramowania to wniosek taki dodatkowo trafia do akceptacji pracownika działu informatyki, telefony przez pracownika odpowiedzialnego za ewidencję telefonów, narzędzia przez pracownika narzędziowni, itd. Pracownicy tych działów uzupełniają istotne informacje dotyczące zapotrzebowania.
Zaakceptowane przez przełożonego i pracowników opiniujących wymienionych powyżej działów Zapotrzebowanie kierowane jest do akceptacji Głównego Księgowego a następnie do zatwierdzenia przez Zarząd. Po akceptacji Zarządu Zapotrzebowanie trafia do osoby realizującej zapotrzebowania.

Funkcjonalności
  • Wyliczanie wartości zapotrzebowania materiałowego (z kilku pozycji zapotrzebowania) oraz innych wyliczeń pomocniczych
  • Możliwość wyboru kontrahenta z listy (dane synchronizowane z systemu ERP)
  • Możliwość wskazania miejsca powstania kosztu (MPK) oraz kosztu rodzajowego (dane synchronizowane z systemu ERP)
  • Możliwość sprawdzenia ilości oraz wartości zrealizowanych i planowanych zapotrzebowań w danym okresie czasowym i w danym wydziale
  • Możliwość ustawienia zastępstwa
  • Możliwość ustawienia przypomnienia
  • Możliwość wysłania automatycznej wewnętrznej korespondencji do innych użytkowników na wskazanych przejściach w procesie

Zaakceptowane przez przełożonego i pracowników opiniujących wymienionych powyżej działów Zapotrzebowanie kierowane jest do akceptacji Głównego Księgowego a następnie do zatwierdzenia przez Zarząd. Po akceptacji Zarządu Zapotrzebowanie trafia do osoby realizującej zapotrzebowania.

Realizacja Zapotrzebowania

Zapotrzebowanie może mieć swoją postać ‘papierową’ w formie np. Zamówienia - wtedy wysyłane jest drogą mailową lub faksem do konkretnego producenta/dostawcy – dane kontaktowe pobierane są z obszaru CRM dostępnego w systemie.

Po zakupie zamówionego towaru Pracownik potwierdza w Systemie zrealizowanie Zapotrzebowania. System automatycznie wysyła powiadomienie do autora Zapotrzebowania. Następnie Pracownik realizujący zapotrzebowanie przekazuje towar wraz z fakturą do autora Zapotrzebowania.

Pracownik odbierający towar potwierdza odbiór na formularzu odbioru po przyjęciu towaru.

Pracownik realizujący zamówienia po odbiorze oznacza dane zapotrzebowanie, jako zrealizowane.

W innym już procesie – obiegu faktury kosztowej – pracownik na formularzu faktury kosztowej ma możliwość wybrania poszczególnego zapotrzebowania materiałowego, którego dotyczyła faktura kosztowa a formularz zapotrzebowania może uzupełnić o faktyczną cenę rzeczywistą, po której zapotrzebowanie zostało zrealizowane.

Informacje na tej stronie pochodzą ze strony producenta, firmy Docusoft.