Podpis elektroniczny – automatyzacja podpisywania dokumentów w enova365
Współczesne firmy codziennie generują dziesiątki ważnych dokumentów. Dodatek do podpisu elektronicznego dla systemu enova365 wprowadza zupełnie nową jakość w cyfrowej obsłudze podpisywania, oferując pełną zgodność z wymogami prawnymi, bezpieczeństwo oraz automatyzację codziennych procesów.
Bezpieczny i nowoczesny obieg dokumentów
Nowe rozszerzenie umożliwia zbiorcze podpisywanie plików PDF metodą PAdES oraz efektywne zarządzanie procesem podpisu – łącznie z kolejkowaniem dokumentów, przekazywaniem do wskazanych osób oraz automatycznym rozsyłaniem powiadomień e-mail. Każdy etap obsługi paczek do podpisu jest rejestrowany, a system pozwala elastycznie konfigurować strategie i listy podpisów na potrzeby Twojej organizacji.
Kluczowe funkcjonalności dodatku podpisu elektronicznego w enova365:
° Zbiorcze zarządzanie podpisywaniem dokumentów
Dodatek umożliwia tworzenie tzw. paczek dokumentów do podpisu, pozwalając na agregowanie dowolnej liczby plików PDF w jednym procesie. Dzięki temu istnieje możliwość równoczesnego przekazania wielu dokumentów do podpisania, co eliminuje konieczność obsługi każdego pliku oddzielnie i znacząco przyspiesza obieg dokumentów. Paczkami można zarządzać centralnie – zarówno proces ich generowania, kolejność podpisów, jak i rozsyłanie gotowych dokumentów do podpisujących oraz powiadamianych osób.
° Elastyczne strategie podpisu i kolejność akceptacji
Dodatek pozwala definiować strategie podpisu, które określają liczbę podpisujących, ich kolejność (np. podpisy sekwencyjne lub równoczesne) oraz wymagane typy faksymile – graficzne oznaczenia przypisane indywidualnie do operatorów. Każda osoba podpisująca może mieć przypisaną rolę, indywidualne uprawnienia i ścieżkę akceptacji, co umożliwia obsługę zarówno prostych, jak i rozbudowanych procesów wymagających wielostopniowej autoryzacji dokumentów w firmie.
° Automatyczne powiadomienia i kontrola etapu procesu
System automatycznie rozsyła powiadomienia e-mail do wszystkich stron zaangażowanych w proces podpisu – zarówno do osób podpisujących, administratorów, jak i powiadamianych odbiorców. Każda zmiana stanu dokumentu (np. przekazanie do podpisu, zakończenie procesu, odrzucenie czy zadane pytanie) jest rejestrowana i powoduje automatyczne wysłanie odpowiednich informacji zwrotnych. Zapewnia to pełną transparentność i natychmiastowy dostęp do aktualnego statusu dokumentacji.
° Ścisła kontrola bezpieczeństwa i tożsamości operatorów
Dodatek obsługuje zaawansowane mechanizmy autoryzacji – dwupoziomowe uwierzytelnianie (2FA) oraz wymagane indywidualne certyfikaty dla operatorów systemu. Każdy podpisujący posiada dedykowany numer karty oraz PIN, a wszystkie czynności są rozdzielane według przypisanych ról w organizacyjnej strukturze enova365. Gwarantuje to zgodność z najwyższymi standardami bezpieczeństwa oraz spójność logowania, autoryzowania i rozliczania procesów.
° Pełna administracja i personalizacja procesu
Dzięki rozbudowanym opcjom konfiguracji administratorzy mogą personalizować dostęp, edytować metadane dokumentów, cofać lub odblokowywać paczki, ustawiać preferencje powiadomień, definiować szablony PDF i zarządzać uprawnieniami użytkowników. Wszystko zgodnie z polityką firmy oraz preferencjami działu prawnego czy compliance.
° Ustawianie faksymile i metadanych dokumentu
Dodatek umożliwia wskazanie, które faksymile mają zostać umieszczone podczas procesu podpisywania dokumentu. Ponadto pozwala na ustawianie wybranych metadanych pliku PDF, takich jak Autor, Aplikacja, Twórca, Tytuł czy Temat, co pozwala na jasne określanie pochodzenia i przeznaczenia każdego podpisywanego dokumentu.
° Firmowa pieczęć na dokumentach
Obok obsługi podpisów indywidualnych dodatek oferuje także możliwość nakładania pieczęci firmowej na dokumenty. Pieczęć opatrzona właściwymi atrybutami może być stosowana zarówno w procesach masowych, jak i przy sygnowaniu dokumentów na potrzeby zgodności prawnej czy prezentacji marki. Takie rozwiązanie integruje się ze strategią podpisu i podnosi rangę oraz autentyczność firmowej dokumentacji.
° Archiwizacja i pełny monitoring procesu podpisu
Dodatek automatycznie archiwizuje wszystkie etapy procesu podpisywania dokumentów – od utworzenia paczki, przez kolejne wersje podpisanych plików, aż po finalne zatwierdzenie. Użytkownik ma możliwość powrotu do dowolnego etapu procesu, przeglądania historii zmian i odtwarzania wersji dokumentów sprzed podpisu lub pieczętowania. Zapewnia to nie tylko bezpieczeństwo, ale również kontrolę i zgodność z polityką audytu firmy.
° Masowe podpisywanie wielu paczek przez operatora
System wspiera jednoczesne podpisanie wielu paczek dokumentów przez operatora, do którego skierowano zadania. Proces podpisywania staje się dzięki temu maksymalnie wydajny – operator otrzymuje czytelną listę priorytetowych paczek i może je podpisać zbiorczo, bez konieczności ręcznego wybierania każdego zadania osobno. Takie rozwiązanie znacząco usprawnia pracę działu administracji czy finansów oraz redukuje ryzyko pominięcia dokumentów wymagających podpisu.
° Obsługa dyskusji i dokumentacja komunikacji w procesie podpisu
Wersja dodatku pozwala inicjować dyskusję pomiędzy osobą zlecającą a operatorem podpisującym w przypadku wykrycia niezgodności lub potrzeby wyjaśnienia treści dokumentu. Komunikaty te są automatycznie archiwizowane jako część historii procesu podpisu i można do nich wracać w dowolnym momencie, aby prześledzić przebieg konsultacji, decyzji oraz argumentacji. Zapewnia to najwyższą transparentność i pełen wgląd w dokumentację komunikacyjną przypisaną do każdej paczki dokumentów.
Wybierz nowoczesność i wygodę
Implementacja rozwiązania podpisu elektronicznego w enova365 to gwarancja zgodności z obowiązującymi standardami bezpieczeństwa i pełnej kontroli nad cyfrowym obiegiem dokumentów. Usprawnij procedury, przyspiesz akceptacje i zachowaj spokój w kontaktach z kontrahentami dzięki cyfrowemu podpisowi – wszystko w jednym, wygodnym środowisku.