POLITYKA INFORMACYJNA RODO

Dotycząca przetwarzania danych osobowych

Wersja z dnia 18.07.2025 r.

Na podstawie art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), informujemy Państwa o zasadach przetwarzania danych osobowych, kategoriach przetwarzanych danych, a także o przysługujących Państwu prawach. Niniejsza polityka dotyczy danych osobowych klientów, kontrahentów, osób reprezentujących podmioty gospodarcze, pełnomocników oraz osób kontaktowych.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Nicoma Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Elektronowa 2, 03-219 Warszawa.

Z administratorem można się skontaktować:
– pisemnie na adres: Nicoma Sp. z o.o., ul. Elektronowa 2, 03-219 Warszawa,
– telefonicznie pod numerem: 500 200 105,
– e-mailowo na adres: biuro@nicoma.pl

2. Inspektor ochrony danych

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym można się skontaktować pod adresem: iod@nicoma.pl

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach i na podstawie wskazanych przepisów:
– zawarcie i realizacja umowy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
– wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na administratorze – art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
– realizacja prawnie uzasadnionych interesów administratora – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, obejmujących m.in.:

• dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami,
• zapewnienie bezpieczeństwa systemów IT,
• marketing bezpośredni własnych produktów i usług,
• prowadzenie analiz i statystyk wewnętrznych,
• zapobieganie oszustwom i przestępstwom,
• analiza struktury klientów oraz wartości projektów,
• badanie satysfakcji klientów,

– statystyki i raportowanie wewnętrzne, – na podstawie zgody – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4. Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami danych mogą być:
upoważnieni pracownicy, dostawcy usług IT, księgowych, prawnych, audytowych, banki, operatorzy płatności, organy publiczne, a także:
– podwykonawcy i konsultanci realizujący usługi wdrożeniowe, serwisowe i doradcze,
– partnerzy w ramach konsorcjów projektowych,
– partnerzy technologiczni (producenci oprogramowania),
– firmy świadczące usługi archiwizacji, niszczenia dokumentów, marketingowe, drukarskie oraz audytowe.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Dane osobowe co do zasady nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), chyba że wynika to z realizacji umowy lub korzystania z usług dostawców IT zapewniających odpowiedni stopień ochrony danych (np. Microsoft, Google).

6. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez:
– okres obowiązywania umowy oraz rozliczeń po jej zakończeniu,
– okres przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat),
– wymagany prawem okres przechowywania dokumentacji księgowej (co do zasady 5 lat),
– do momentu wycofania zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu,
– przez czas niezbędny do realizacji prawnie uzasadnionych interesów administratora.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Państwu prawo do:
– dostępu do danych osobowych,
– sprostowania danych,
– usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym),
– ograniczenia przetwarzania,
– przenoszenia danych,
– wniesienia sprzeciwu,
– wycofania zgody,
– wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

9. Obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych jest:
– warunkiem zawarcia i realizacji umowy (dane niezbędne),
– wymagane przepisami prawa (np. podatkowymi),
– w pozostałych przypadkach
– dobrowolne.

Brak podania danych może skutkować brakiem możliwości realizacji umowy lub usługi.

10. Źródło i zakres danych osobowych

Dane osobowe pozyskujemy:
– bezpośrednio od Państwa,
– z rejestrów publicznych (CEIDG, KRS),
– od podmiotów trzecich, którym udzieliliście zgody na przekazanie danych,
– z korespondencji elektronicznej (e-mail, SMS, komunikatory).

Zakres danych:
– dane identyfikacyjne,
– dane kontaktowe,
– funkcje reprezentacyjne,
– dane rozliczeniowe.

Nie przetwarzamy danych szczególnych kategorii (tzw. danych wrażliwych).