POLITYKA PRYWATNOŚCI PORTALU SERWIS.NICOMA.PL

Data wejścia w życie: 1 listopada 2025 r.

© Nicoma Sp. z o.o., ul. Elektronowa 2, budynek C, 03-219 Warszawa

1. Informacje ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników korzystających z portalu serwisowego https://serwis.nicoma.pl, prowadzonego przez Nicoma Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Elektronowa 2, budynek C, 03-219 Warszawa, KRS 0000395961, NIP 5272664478, zwaną dalej Administratorem lub Nicoma.

2. Portal serwisowy służy do obsługi zgłoszeń serwisowych, kontaktu z zespołem wsparcia technicznego, zarządzania zgłoszeniami klientów oraz komunikacji dotyczącej usług wdrożeniowych i utrzymaniowych.

3. Administrator dokłada wszelkich starań, by dane użytkowników były przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności:

• • • rozporządzeniem (UE) 2016/679 (RODO),
    • ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
    • ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
    • oraz rozporządzeniem (UE) 2022/2065 – Digital Services Act (DSA).

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych użytkowników portalu jest:

Nicoma Sp. z o.o.
ul. Elektronowa 2, budynek C
03-219 Warszawa
📧 biuro@nicoma.pl

Inspektor Ochrony Danych:
📧 iod@nicoma.pl

3. Cele i zakres przetwarzania danych

1. Dane osobowe użytkowników przetwarzane są w celu:

• • • obsługi zgłoszeń serwisowych i kontaktu z klientem,
    • zapewnienia prawidłowego działania systemu i rozliczenia usług,
    • prowadzenia analiz jakości i historii zgłoszeń,
    • zapewnienia bezpieczeństwa systemu i komunikacji,
    • realizacji obowiązków wynikających z umowy lub przepisów prawa.

2. W zależności od roli użytkownika, dane mogą obejmować:

• • • imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwę firmy, stanowisko, identyfikator użytkownika, adres IP, historię logowań i aktywności w portalu.

3. Dane wprowadzone przez użytkowników mogą być również wykorzystywane w celach kontaktu handlowego, jeżeli użytkownik wyraził odpowiednią zgodę.

4. Podstawy prawne przetwarzania

1. Przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO:

• • • lit. b – wykonanie umowy lub świadczenie usługi,
    • lit. c – wypełnienie obowiązku prawnego,
    • lit. f – realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora (np. ochrona przed nadużyciami, kontakt z klientem).

2. W przypadku danych wykorzystywanych do kontaktu marketingowego – podstawą prawną jest zgoda użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

5. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być powierzane:

• • • dostawcom systemów IT, hostingu i poczty elektronicznej (Microsoft, Soneta, Google),
    • partnerom technicznym wspierającym utrzymanie portalu,
    • operatorom sieci i serwerów,
    • oraz podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa.

Dane nie są przekazywane do państw trzecich, z wyjątkiem sytuacji, gdy usługodawca (np. Microsoft, Google) zapewnia zgodność z RODO poprzez stosowanie Standardowych Klauzul Umownych (SCC).

6. Zasady bezpieczeństwa

1.  Dostęp do portalu jest zabezpieczony indywidualnym loginem i hasłem.

2. Administrator stosuje szyfrowanie transmisji (SSL/TLS), systemy logowania i uprawnień oraz regularne kopie zapasowe.

3. Logi systemowe są przechowywane przez okres do 12 miesięcy i mogą być wykorzystywane w celu zapewnienia bezpieczeństwa systemu.

7. Okres przechowywania danych

1. Dane użytkowników przechowywane są przez okres obowiązywania umowy o świadczenie usług serwisowych, a po jej zakończeniu – przez okres przedawnienia roszczeń lub wymagany przepisami prawa.

2. Dane dotyczące zgłoszeń i historii serwisowej są archiwizowane przez okres nie dłuższy niż 5 lat od momentu zakończenia współpracy z klientem.

3. Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane.

8. Prawa użytkowników

Użytkownikowi przysługują prawa:

• • • dostępu do swoich danych,
    • sprostowania danych,
    • usunięcia danych,
    • ograniczenia przetwarzania,
    • przenoszenia danych,
    • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.

Wniosek należy przesłać na adres: iod@nicoma.pl.

Użytkownik ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

9. Pliki cookies i logi systemowe

1. Portal serwisowy wykorzystuje wyłącznie niezbędne pliki cookies umożliwiające uwierzytelnienie użytkownika, utrzymanie sesji i bezpieczeństwo połączenia.

2. Cookies nie są wykorzystywane do celów marketingowych ani profilowania.

3. Szczegóły dotyczące plików cookies dostępne są w Polityce Plików Cookies Nicoma Sp. z o.o.

10. Obowiązki wynikające z Digital Services Act (DSA)

1. Administrator wyznaczył punkty kontaktowe zgodnie z art. 11 i 12 DSA:

• • • dla organów publicznych i Komisji Europejskiej – dsa.organy@nicoma.pl
    • dla użytkowników portalu – dsa.klient@nicoma.pl

2. Wszelkie zgłoszenia dotyczące treści lub działań niezgodnych z prawem należy kierować na wskazane adresy.

3. Procedury obsługi skarg i zgłoszeń określone są w Regulaminie świadczenia usług drogą elektroniczną Nicoma Sp. z o.o.

11. Zmiany w Polityce Prywatności

1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa lub technologii.

2. O zmianach użytkownicy będą informowani poprzez komunikat w portalu serwisowym oraz aktualizację daty dokumentu.

12. Kontakt

W sprawach dotyczących funkcjonowania portalu:
📧 biuro@nicoma.pl

W sprawach ochrony danych osobowych:
📧 iod@nicoma.pl

W sprawach dotyczących usług cyfrowych (zgodnie z DSA):
📧 dsa.klient@nicoma.pl / dsa.organy@nicoma.pl

13. Postanowienia końcowe

1. Niniejsza Polityka wchodzi w życie z dniem 1 listopada 2025 r.

2. Dokument stanowi integralną część Regulaminu świadczenia usług drogą elektroniczną Nicoma Sp. z o.o.

3. Wersja aktualna Polityki dostępna jest na stronie https://nicoma.pl/polityka-prywatnosci-nicoma-sp-z-o-o-2025/ .