Jak Grupa LuxVet skróciła czas obsługi HR o ponad 50% dzięki wdrożeniu enova365

Szybko rosnąca organizacja potrzebowała skalowalnego HR

Grupa LuxVet to dynamicznie rozwijająca się organizacja działająca w modelu wielopodmiotowym. Wraz ze wzrostem liczby pracowników i spółek rosła złożoność procesów kadrowo-płacowych. Rozproszone dane, ręczne operacje i brak centralnego modelu pracy zaczęły spowalniać dział HR oraz zwiększać ryzyko błędów.

Celem było stworzenie spójnego, skalowalnego środowiska HR, które:

• centralizuje dane kadrowo-płacowe
• automatyzuje rozliczenia
• odciąża zespół HR
• zwiększa kontrolę operacyjną
• wspiera dalszy rozwój organizacji

O kliencie

Wyzwania przed wdrożeniem

Przed rozpoczęciem projektu procesy HR były rozproszone i w dużej mierze obsługiwane ręcznie.

Najważniejsze ograniczenia:

• brak jednolitej konfiguracji systemowej między podmiotami
• dane przechowywane w wielu narzędziach (Excel, lokalne bazy)
• procesy akceptacyjne poza systemem
• ręczne rozliczenia umów
• duże obciążenie operacyjne działu HR
• ograniczona kontrola czasu pracy
• trudności w raportowaniu

Taki model nie skalował się wraz z rozwojem grupy.

Zakres wdrożenia

Projekt realizowany przez Nicoma objął pełną reorganizację środowiska kadrowo-płacowego w enova365.

Wdrożone moduły:

• Kadry i Płace
• Praca wielopodmiotowa
• Workflow
• Pulpity pracownicze i kierownicze
• Automatyzacje rozliczeń UZ i B2B
• Mechanizmy kontroli czasu pracy

Etapy projektu:

analiza → konfiguracja → testy → roll-out → szkolenia

Czas realizacji: ~6 miesięcy.

Kluczowe rozwiązania

Standaryzacja konfiguracji

Wdrożono model podmiotu wzorcowego i przeniesiono konfigurację do wszystkich spółek.

Efekt: jednolity standard działania i mniej błędów.

Samoobsługa pracownicza i menedżerska

Dedykowane pulpity i workflow przeniosły obsługę wniosków do systemu.

Efekt: znaczące odciążenie działu HR.

Automatyczne rozliczenia

Zautomatyzowano rozliczanie umów cywilnoprawnych oraz kontrolę czasu pracy.

Efekt: mniej korekt i większa przewidywalność rozliczeń.

Widoki operacyjne

Zaprojektowano zadaniowe zestawienia przyspieszające codzienną pracę.

Efekt: krótszy czas obsługi spraw.

Centralne zarządzanie benefitami

Jedno miejsce kontroli naliczeń w całej grupie.

Efekt: przejrzystość i spójność rozliczeń.

Efekty wdrożenia

Operacyjne

• ponad 50% krótszy czas obsługi HR
• znaczące ograniczenie pracy ręcznej
• automatyczne rozliczenia UZ i B2B
• mniej błędów w czasie pracy
• redukcja wykorzystania Excela

Strategiczne

• jedno środowisko danych dla wszystkich podmiotów
• spójne raportowanie zarządcze
• większa kontrola procesów HR
• szybsze decyzje operacyjne

Długoterminowe

• skalowalność przy dalszym wzroście
• standaryzacja procesów
• niższe ryzyko operacyjne
• gotowość do dalszej automatyzacji

Efekt biznesowy

Wdrożenie enova365 pozwoliło Grupie LuxVet przejść z rozproszonego modelu HR do scentralizowanego, zautomatyzowanego środowiska wspierającego dynamiczny rozwój organizacji.

Dział HR zyskał czas na działania strategiczne zamiast administracyjnych.

Głos klienta

„Wdrożenie enova365 z Nicoma było dla nas dużym krokiem naprzód. Dzięki automatyzacji mamy pełną kontrolę nad procesami, a zespół HR może skupić się na ludziach zamiast na papierologii. To realna oszczędność czasu i pieniędzy.”

Czy Twoja organizacja ma podobne wyzwania?

Jeśli rozwijasz strukturę wielooddziałową lub wielopodmiotową i chcesz uporządkować procesy HR – pomożemy zaprojektować środowisko, które będzie skalować się razem z Twoim biznesem.

👉 Porozmawiaj z ekspertami Nicoma