CHECKLISTA WDROŻENIOWA POLITYK I REGULAMINÓW NICOMA SP. Z O.O.
Data wdrożenia: 1 listopada 2025 r.
Odpowiedzialni: Zarząd / IOD / Marketing / IT
1. CEL DOKUMENTU
Celem checklisty jest zapewnienie prawidłowego wdrożenia i publikacji polityk, regulaminów oraz punktów kontaktowych wymaganych przez RODO i DSA, a także dostosowanie wszystkich kanałów komunikacji Nicoma Sp. z o.o. do nowych zasad przetwarzania danych i komunikacji cyfrowej.
2. ZAKRES WDROŻENIA
Dokument obejmuje wdrożenie następujących plików:
- Polityka Prywatności Nicoma Sp. z o.o.
- Polityka Plików Cookies Nicoma Sp. z o.o.
- Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną Nicoma Sp. z o.o.
- Polityka Prywatności systemu serwisowego (serwis.nicoma.pl)
3. PUBLIKACJA DOKUMENTÓW
| Miejsce publikacji | Dokument | Odpowiedzialny | Termin |
| https://nicoma.pl (strona główna) | Polityka Prywatności, Polityka Cookies, Regulamin | IT / Marketing | 01.11.2025 |
| https://serwis.nicoma.pl | Polityka Prywatności serwisowa | IT / IOD | 01.11.2025 |
| Formularze kontaktowe / landing pages | linki do polityki i zgód RODO | Marketing | 01.11.2025 |
| Newsletter / system CRM | aktualizacja treści zgód | Marketing / IOD | 01.11.2025 |
| Stopka e-mail firmowych | link do Polityki Prywatności | IT / HR | 15.11.2025 |
4. INTEGRACJA Z SYSTEMAMI
| Obszar | Działanie | Odpowiedzialny | Status |
| Formularze kontaktowe | Dodanie checkboxów: zgoda RODO, zgoda marketingowa, zgoda na regulamin | IT / Marketing | ☐ |
| Newsletter (np. HubSpot, ClickUp, SendGrid) | Aktualizacja treści zgód i linków do polityki | Marketing / IOD | ☐ |
| Serwis internetowy (WordPress / własny CMS) | Implementacja linków w stopce i przy formularzach | IT | ☐ |
| Cookie CMP (CookieYes) | Aktualizacja treści banera cookies (data 01.11.2025) | IT / IOD | ☐ |
| Portal serwisowy | Dodanie linku do polityki i regulaminu w stopce / logowaniu | IT | ☐ |
| Social media (LinkedIn, Facebook, YouTube) | Aktualizacja sekcji „Polityka prywatności” | Marketing | ☐ |
5. WERYFIKACJA ZGODNOŚCI (IOD)
IOD sprawdza:
- poprawność adresów kontaktowych:
- aktualność linków w stopkach i formularzach,
- spójność treści między stronami nicoma.pl i serwis.nicoma.pl,
- zgodność z art. 11 i 12 DSA (punkty kontaktowe i procedury skargowe).
IOD potwierdza wdrożenie podpisem pod niniejszą checklistą.
6. ARCHIWIZACJA
|
Czynność |
Odpowiedzialny |
Termin |
Status |
|
Zapis kopii wszystkich dokumentów w repozytorium (ClickUp / GitHub / SharePoint) |
IT / IOD |
05.11.2025 |
☐ |
|
Utworzenie folderu: /Compliance/2025-11-01 |
IT |
05.11.2025 |
☐ |
|
Zarchiwizowanie wersji poprzednich polityk |
IOD |
10.11.2025 |
☐ |
|
Wersjonowanie dokumentów (tag policy-2025-11-01) |
IT |
10.11.2025 |
☐ |
7. KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA
- Przygotować wewnętrzny mailing dla wszystkich pracowników z informacją o nowych politykach i obowiązkach.
- Uaktualnić procedurę przy onboardingu nowych pracowników (link do polityki prywatności i DSA).
- Zaktualizować szablony wiadomości e-mail (stopka firmowa).
8. MONITORING I AKTUALIZACJE
|
Okres przeglądu |
Zakres weryfikacji |
Odpowiedzialny |
|
raz na 12 miesięcy (listopad) |
aktualność przepisów, punktów kontaktowych, narzędzi IT |
IOD / Zarząd |
|
po każdej zmianie systemu IT lub narzędzia marketingowego |
aktualizacja listy dostawców danych (załącznik do polityki) |
IOD |
9. POTWIERDZENIE WDROŻENIA
| Imię i nazwisko | Stanowisko | Data | Podpis |
📎 Załączniki:
- Kopie czterech polityk i regulaminu (plików Word)
- Log wdrożenia w systemie ClickUp
- Raport IOD z kontroli zgodności
ZAŁĄCZNIKI DO CHECKLISTY WDROŻENIOWEJ POLITYK I REGULAMINÓW NICOMA SP. Z O.O.
Załącznik nr 1 – Mapa publikacji i linków
|
Obszar / Strona |
Dokument do publikacji |
Lokalizacja linku |
Odpowiedzialny |
|
Strona główna nicoma.pl |
Polityka Prywatności |
Stopka serwisu + formularze kontaktowe |
IT / Marketing |
|
Strona główna nicoma.pl |
Polityka Cookies |
Baner cookies (CookieYes) + stopka |
IT |
|
Strona główna nicoma.pl |
Regulamin świadczenia usług |
Stopka + formularze rejestracyjne |
IT / Marketing |
|
serwis.nicoma.pl |
Polityka Prywatności serwisowa |
Stopka portalu + ekran logowania |
IT / IOD |
|
landing pages / formularze kampanii |
Polityka Prywatności + zgoda RODO |
pod formularzem / checkbox |
Marketing |
|
newsletter / CRM |
Zgoda RODO + link do Polityki |
stopka mailingu |
Marketing |
|
Social media (Facebook, LinkedIn, YouTube) |
Polityka Prywatności – link z bio / opis strony |
sekcja „O nas” / profil |
Marketing |
Załącznik nr 2 – Formularz potwierdzenia wdrożenia
Cel: potwierdzenie, że wszystkie elementy checklisty zostały wdrożone i zweryfikowane.
| Dział | Osoba odpowiedzialna | Zakres potwierdzenia | Data | Podpis |
| IT | Publikacja dokumentów na stronach, konfiguracja CMP | |||
| Marketing | Aktualizacja treści zgód, formularzy, mailingów | |||
| IOD | Weryfikacja zgodności RODO i DSA | |||
| Zarząd | Zatwierdzenie wdrożenia |
📅 Data zakończenia wdrożenia: ……………………
Załącznik nr 3 – Log wdrożenia (do użycia w ClickUp / Excel)
| Nr | Data | Osoba | Czynność / Etap | System / Lokalizacja | Status | Uwagi |
| 1 | Utworzenie dokumentów polityk | GitHub / SharePoint | ☐ / ✔ | |||
| 2 | Publikacja polityk na nicoma.pl | WordPress / CMS | ☐ / ✔ | |||
| 3 | Aktualizacja CMP (CookieYes) | CookieYes | ☐ / ✔ | |||
| 4 | Aktualizacja formularzy | nicoma.pl / Landing pages | ☐ / ✔ | |||
| 5 | Publikacja polityki serwisowej | serwis.nicoma.pl | ☐ / ✔ | |||
| 6 | Kontrola zgodności (IOD) | – | ☐ / ✔ | |||
| 7 | Archiwizacja i wersjonowanie | ClickUp / GitHub | ☐ / ✔ |
Załącznik nr 4 – Lista dostawców przetwarzających dane
| Kategoria | Dostawca / Narzędzie | Cel przetwarzania | Kraj przetwarzania / status RODO | Umowa powierzenia |
| Hosting / E-mail | Microsoft (Office 365, Azure) | Poczta, chmura, autoryzacja | UE / SCC | ✔ |
| ERP / system biznesowy | Soneta – enova365 | Obsługa projektów, HR, finanse | Polska | ✔ |
| CRM / marketing | HubSpot, ClickUp | Komunikacja z klientami, newsletter | UE / SCC | ✔ |
| AI / analityka | OpenAI / ChatGPT | Przetwarzanie treści i analiza danych | USA / SCC | ✔ |
| Analityka / reklama | Google, Meta (Facebook), LinkedIn | Statystyki, remarketing | USA / SCC | ✔ |
| Wideo / media | YouTube | Hostowanie materiałów | USA / SCC | ✔ |
| Formularze / ankiety | Microsoft Forms / Google Forms | Zbieranie danych zgłoszeniowych | UE / SCC | ✔ |
Załącznik nr 5 – Harmonogram corocznego przeglądu dokumentów
| Termin | Zakres przeglądu | Odpowiedzialny | Wynik / uwagi |
| Listopad 2026 | Aktualność przepisów RODO i DSA | IOD | |
| Listopad 2027 | Dostawcy danych, CMP, procedury DSA | IOD / Zarząd | |
| Listopad 2028 | Spójność linków, wersje dokumentów |