1 lutego 2026 :

Faktury przestaną trafiać do Twojej księgowości, jeśli jako mała lub średnia firma nie masz dostępu do KSeF!!!

To ostatni moment, żeby przygotować odbiór faktur od dużych kontrahentów i uniknąć zatorów w kosztach i płatnościach

Wiele małych i średnich firm słyszy, że 1 lutego 2026 dotyczy tylko dużych i planuje wrócić do tematu później. Problem polega na tym, że od tego dnia duzi kontrahenci zaczną wystawiać faktury przez Krajowy System e Faktur, a Twoja firma może zacząć je otrzymywać właśnie tam. Jako odbiorca tych faktur od 1 lutego czekają Cię dokumenty wprost z KSeF – ale tylko jeśli przygotujesz do tego swój proces odbioru i obiegu. Jeśli nie masz dostępu i prostego procesu odbioru, faktury nie trafią do księgowości wtedy, gdy są potrzebne. A gdy faktura znika z obiegu, znika też kontrola kosztów, terminów płatności i rozliczeń.

Zastrzeżenie

Niniejszy materiał ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani księgowej i nie może być traktowany jako oficjalna wykładnia prawa. Każdy podatnik powinien samodzielnie ocenić swoją sytuację lub skonsultować się z doradcą, a także na bieżąco śledzić zmiany przepisów, objaśnienia Ministerstwa Finansów oraz orzecznictwo sądów i interpretacje organów podatkowych.
Autorzy nie ponoszą odpowiedzialności za skutki decyzji podjętych wyłącznie na podstawie tego opracowania. W razie wątpliwości konieczna jest indywidualna analiza przepisów mających zastosowanie w danym stanie faktycznym.

1. Dlaczego 1 lutego 2026 dotyczy także małych i średnich firm? (Jak zmienia się obieg faktur w moim biznesie?)

KSeF zmienia sposób obiegu faktur. Zamiast dokumentu wysłanego mailem lub udostępnionego w portalu dostawcy, coraz częściej punktem startu będzie faktura umieszczona w systemie państwowym.

To dlatego 1 lutego 2026 jest realną datą także dla małej i średniej firmy. Nawet jeśli Twoja firma zakłada, że obowiązek wystawiania faktur dotyczy jej później, to faktury od dużych kontrahentów mogą zacząć pojawiać się w KSeF już od lutego. Jeśli nikt po Twojej stronie ich nie odbiera, księgowość działa na ślepo.

2. Co się dzieje w firmie, gdy faktury nie trafiają do księgowości? Gdzie uderza problem?

Najpierw pojawia się niewinny objaw. Ktoś mówi, że faktury jeszcze nie ma. Potem okazuje się, że termin płatności jest krótki. Następnie zaczynają się telefony, wyjaśnianie i ręczne szukanie dokumentu.

W praktyce problem uderza w kilka miejsc naraz. Koszty są księgowane później, opisy kosztów są robione na szybko, płatności się rozjeżdżają, a osoby akceptujące wydatki dostają temat w ostatniej chwili. W logistyce i zakupach robi się nerwowo, bo bez faktury trudniej rozliczyć transport, magazyn, paliwo czy usługi kurierskie. W handlu internetowym dochodzi skala, bo dokumentów przybywa dużo, a każdy dzień opóźnienia mnoży problemy.

3. Jakie faktury najczęściej utkną w praktyce? Których dokumentów bać się najbardziej? (Scenariusze ryzyka)

Żeby to było konkretne, spójrz na przykłady z codzienności małych i średnich firm. To są dokumenty, które najczęściej wracają jak bumerang, gdy nie ma przygotowanego odbioru w KSeF.

1. Leasing i wynajem

Rata leasingu za samochód firmowy, wózek widłowy, maszynę lub urządzenie. Jedno spóźnienie potrafi uruchomić odsetki i korespondencję, której nikt nie chce.

2. Telekomunikacja i stałe usługi

Faktura za telefon i Internet. To koszty cykliczne, często z krótkim terminem płatności, a do tego bywają rozliczane na kilka działów.

3. Paliwo i koszty floty

Faktury paliwowe i rozliczenia kart paliwowych. Dokumenty bywają rozbudowane, pojawiają się regularnie i zwykle ktoś musi je szybko opisać.

4. Logistyka i magazyn

Kurierzy, transport, magazynowanie, realizacja. W tych obszarach liczy się tempo, bo koszty rosną codziennie, a akceptacja jest często po stronie kilku osób.

5. Handel internetowy i platformy

Faktury od platform sprzedażowych, operatorów płatności, narzędzi do obsługi sklepu i integracji. Dokumentów bywa dużo i trudno to ogarniać ręcznie.

6. Oprogramowanie i subskrypcje

Licencje i abonamenty, na przykład narzędzia biurowe, księgowe, marketingowe, chmura, bezpieczeństwo. To koszty, które łatwo przeoczyć, bo nie mają fizycznej dostawy.

4. Co trzeba zrobić teraz, żeby nie obudzić się z chaosem w księgowości?

Na tym etapie nie chodzi o perfekcyjne wdrożenie wszystkiego. Chodzi o minimum, które zabezpiecza firmę od lutego.

Najpierw ustal dostęp i odpowiedzialność. Jeśli nie ma osoby, która odbiera faktury i przekazuje je do obiegu, to żaden system nie pomoże. W praktyce potrzebujesz co najmniej dwóch osób, żeby urlop lub choroba nie zatrzymały procesu.

Następnie wybierz sposób odbioru. Możesz zacząć od narzędzi udostępnianych przez administrację, ale jeśli masz dużo faktur lub kilka obszarów, które muszą je opisywać i akceptować, to szybko pojawi się potrzeba pracy w systemie firmowym.

Na koniec opisz prosty obieg. Kto odbiera, kto opisuje, kto akceptuje, kto księguje, kto odpowiada za płatność. Nawet jedna strona instrukcji robi ogromną różnicę, bo usuwa domysły.

TL;DR – Minimum działań do lutego 2026:

• Ustaw dostęp i odpowiedzialność – wskaż 2+ osoby, które będą odbierać faktury z KSeF (urlop, choroba to ryzyko)
• Wybierz kanał odbioru – start od narzędzi administracyjnych, potem system firmowy, jeśli będzie dużo dokumentów
• Opisz prosty obieg – jedna strona instrukcji: kto odbiera → kto opisuje → kto akceptuje → kto księguje → kto płaci
• Informuj wszystkie działy – logistyka, handel, finanse, kadry muszą wiedzieć, że faktura może przyjść inną drogą

Od teorii do praktyki: role i odpowiedzialności

5. Kto w firmie musi w tym uczestniczyć? Mapowanie odpowiedzialności za KSeF (Rola każdego działu)

To nie jest temat tylko dla księgowości. KSeF dotyka procesów w firmie, a faktury dotyczą różnych działów.

Właściciel lub finanse muszą zatwierdzić zasady i odpowiedzialności. Księgowość odpowiada za kontrolę dokumentów i rozliczenia. Kadry często muszą opisywać koszty usług pracowniczych. Logistyka i zakupy potrzebują szybkiej akceptacji kosztów. Handel internetowy pracuje na dużej liczbie dokumentów i musi działać w rytmie codziennym.

Jeśli te obszary nie mają wspólnego procesu, faktury będą wracać jak problem, zamiast być spokojnym elementem pracy.

Jak użyć tego artykułu z systemem AI

Jeśli wdrażasz KSeF w systemie ERP (na przykład enova365), możesz wkleić ten artykuł do prompta AI jako kontekst biznesowy. Artykuł zawiera 6 scenariuszy typowych dla MSP – AI może na jego podstawie wygenerować:

• Szablony procedur odbioru faktur dla różnych działów
• Formularze akceptacji w systemie z automatycznym routingiem
• Instrukcje dla każdej roli (księgowość, logistyka, handel)
• Komunikat do zespołu o zmianach od 1 lutego

Wdrażanie z NICOMA

6. NICOMA i enova365, jak pomagamy zamienić niepewność w działający proces?

Jeżeli masz poczucie, że KSeF to dla Twojej firmy dużo niejasności, a do tego temat systemu ERP jest trudny, to nie jesteś wyjątkiem. W większości firm problemem nie jest brak chęci, tylko brak poukładanego planu i narzędzi, które wspierają pracę ludzi.

NICOMA wdraża enova365 z modułem KSeF dla firm. Działamy jako butikowy integrator enova365 i Złoty Partner Sonety. Pomagamy przejść przez proces od pierwszego kroku, czyli bezpiecznego odbioru faktur, aż do pełnego przygotowania na kolejne etapy pracy z KSeF.

Jak zaczynamy współpracę?

Najczęściej wystarcza krótka rozmowa o tym, skąd przychodzą faktury w Twojej firmie i kto ich potrzebuje. Omawiamy Twoje typowe scenariusze, na przykład leasing, telefony, paliwo, logistyka, platformy sprzedaży, oprogramowanie. Potem wskazujemy minimum, które trzeba uruchomić przed 1 lutego 2026, a następnie układamy plan dalszych kroków w enova365, tak żeby zespół nie działał w stresie i fiskus nie stwarzał problemów.

Jeśli chcesz rzeczowo ocenić ryzyko w Twojej firmie i sprawdzić, czy faktury mogą przestać trafiać do księgowości od 1 lutego 2026, skontaktuj się z przedstawicielem NICOMA. Jedna rozmowa pozwala szybko zobaczyć, gdzie jest ryzyko i co zrobić, żeby je zamknąć.