Opis Analityczny DMS dla enova365

Opis Analityczny DMS to rozszerzenie systemu enova365, które umożliwia szczegółowe opisywanie dokumentów już na etapie ich obiegu w systemie DMS. Dzięki temu organizacja może zbierać wszystkie kluczowe dane finansowe, controllingowe i analityczne bezpośrednio przy dokumencie, zanim trafi on do księgowości.

Rozwiązanie powstało z myślą o firmach, które chcą uporządkować proces przygotowania dokumentów do księgowania oraz usprawnić współpracę pomiędzy działami operacyjnymi, controllingiem i księgowością. Dzięki temu dokumenty wchodzące do systemu mogą być od razu uzupełniane o wszystkie informacje niezbędne do dalszego przetwarzania w systemie ERP.

Pełny opis analityczny dokumentów w DMS

Rozszerzenie wprowadza do dokumentów podstawowych DMS specjalną zakładkę „Opis analityczny”, która zawiera tabelę umożliwiającą szczegółowe opisanie dokumentu.

W tabeli można zapisywać wiele pozycji opisujących dokument, co pozwala na jego dokładne rozbicie na poszczególne elementy kosztowe lub operacyjne.

Standardowa konfiguracja tabeli obejmuje m.in.:

• wymiar analityczny
• MPK (centrum kosztów)
• kwotę wraz z walutą
• stawkę VAT
• ilość
• powiązany towar lub usługę
• datę
• opis pozycji
• symbol
• powiązanie z innym dokumentem w DMS

Dzięki temu dokument może zostać szczegółowo opisany jeszcze przed jego zaksięgowaniem, a wszystkie dane mogą być automatycznie wykorzystane w dalszych procesach systemu.

Przygotowanie dokumentów do księgowości bez modułu księgowego

Jedną z największych zalet rozwiązania jest możliwość przygotowania pełnego opisu analitycznego dokumentu bez konieczności korzystania przez użytkowników z modułu księgowości.

Osoby odpowiedzialne za opis merytoryczny dokumentów – np. kierownicy działów, controlling czy pracownicy operacyjni – mogą wprowadzić wszystkie wymagane informacje bezpośrednio w DMS.

Dzięki temu dział księgowości otrzymuje dokumenty już z kompletem danych potrzebnych do ich zaksięgowania.

Automatyczne wykorzystanie danych w systemie ERP

Informacje zapisane w tabeli opisu analitycznego mogą być w pełni wykorzystywane przez system enova365.

Mogą one stanowić podstawę do:

• automatycznego tworzenia dokumentów ewidencyjnych
• przetwarzania danych przez algorytmy systemowe
• integracji z procesami controllingowymi
• generowania raportów i analiz finansowych
• powiązań z innymi dokumentami w systemie

Dzięki temu opis analityczny staje się integralną częścią procesu zarządzania dokumentami i danymi finansowymi w firmie.

Elastyczna konfiguracja i możliwość rozbudowy

Rozwiązanie zostało zaprojektowane tak, aby można je było łatwo dopasować do specyfiki działalności firmy.

System umożliwia dodawanie dodatkowych cech i pól, które mogą rozszerzać standardową tabelę opisu analitycznego.

Możliwe jest tworzenie m.in.:

• pól tekstowych
• pól liczbowych
• pól kwotowych
• pól referencyjnych
• pól warunkowych
• dodatkowych powiązań ze słownikami systemowymi

Dzięki temu rozwiązanie można dostosować zarówno do prostych procesów kosztowych, jak i do rozbudowanych modeli controllingowych.

Integracja z procesami Workflow

Rozszerzenie może być w pełni zintegrowane z procesami Workflow w DMS, co pozwala kontrolować sposób i moment wprowadzania danych analitycznych.

System umożliwia m.in.:

• definiowanie etapów procesu, na których dane mogą być edytowane
• ograniczenie edycji tylko do użytkowników posiadających aktywne zadania w Workflow
• automatyczne sterowanie uprawnieniami do edycji danych w tabeli

Dzięki temu organizacja może zachować pełną kontrolę nad jakością i kompletnością danych finansowych.

Najważniejsze korzyści dla organizacji

Uporządkowanie procesu opisywania dokumentów
Każdy dokument może zostać szczegółowo opisany już na etapie obiegu.

Szybsze przygotowanie dokumentów do księgowania
Księgowość otrzymuje dokumenty z kompletem danych analitycznych.

Lepsza kontrola kosztów i budżetów
Możliwość przypisywania kosztów do MPK, projektów lub innych wymiarów analitycznych.

Wsparcie dla controllingu i raportowania
Dane mogą być wykorzystywane w analizach i raportach zarządczych.

Elastyczne dopasowanie do procesów firmy
Możliwość rozbudowy pól i integracji z procesami Workflow.

Wymagania systemowe

Rozszerzenie wymaga posiadania:

• systemu enova365
• modułu DMS
• licencji dodatku NCMA.OpisAnalitycznyDMS