Rozbudowa systemu ERP (Enterprise Resource Planning – systemu do planowania zasobów przedsiębiorstwa) to naturalny krok w rozwoju firmy. Pojawiają się nowe potrzeby: integracje z bankowością, automatyzacja pracy magazynu, zmiany wynikające z przepisów prawnych (np. KSeF), a czasem dodatki tworzone pod indywidualne procesy.
Każda nowa funkcjonalność to jednak również ryzyko – może zakłócić już działające procesy, spowodować błędy w krytycznych obszarach lub wręcz zatrzymać działalność operacyjną. Jak tego uniknąć?
1. Różnica między testami regresji a testami nowych funkcji
Testy regresji w ERP – co to jest?
Testy regresji polegają na sprawdzeniu, czy po wprowadzeniu zmian dotychczasowe procesy nadal działają poprawnie. To swoista „siatka bezpieczeństwa”.
Przykład: po aktualizacji modułu Kadry i Płace należy zweryfikować, czy nadal poprawnie naliczają się wynagrodzenia, składki ZUS i podatki.
Testy nowych funkcjonalności – na czym polegają?
To testy, które odpowiadają na pytanie: „Czy to, co dodaliśmy, działa tak, jak powinno?”.
Przykład: jeśli wprowadzamy nowy algorytm rozliczania zaliczek, należy sprawdzić różne scenariusze biznesowe, w tym sytuacje nietypowe (np. zaliczka zwrócona częściowo).
Kluczowe różnice:
- testy regresji chronią istniejące procesy,
- testy nowych funkcji potwierdzają zgodność z wymaganiami.
Oba rodzaje testów są niezbędne. Skupienie się tylko na jednym prowadzi do luk i niespodzianek.
2. Jak ocenić wpływ dodatków na istniejące procesy?
Każdy dodatek do ERP – czy to integracja z systemem e-commerce, czy automatyzacja obsługi magazynu – działa w powiązanym ekosystemie procesów. Ocena jego wpływu powinna obejmować:
- Mapowanie procesów biznesowych – wskazanie modułów i obszarów, które mogą zostać dotknięte zmianą.
- Identyfikację punktów krytycznych – które obszary są wrażliwe i niosą największe ryzyko w razie błędu (np. księgowość, płace, podatki).
- Analizę zgodności z innymi zmianami – np. czy dodatek nie koliduje z aktualizacjami prawnymi w systemie.
- Priorytety testowe – skoncentrowanie się najpierw na procesach najważniejszych dla ciągłości działania firmy.
Dzięki takiej analizie wiesz, czy dodatek to tylko „kosmetyka”, czy zmiana, która może wpłynąć na fundamenty systemu.
3. Jak szybko reagować na błędy?
Błędy w ERP zdarzają się nawet w najlepiej przygotowanych projektach. Kluczem jest nie ich całkowite unikanie (to nierealne), ale szybkie wykrycie i naprawa.
Dobre praktyki reagowania:
- Środowisko testowe – zawsze utrzymuj kopię bazy produkcyjnej do testów, aby sprawdzać poprawki na realistycznych danych.
- Procedura eskalacji – jasno określ, kto odpowiada za analizę i w jakim czasie: administrator IT, konsultant ERP czy użytkownik biznesowy.
- Rejestr błędów (bug tracker) – dokumentuj wszystkie zgłoszenia, ich status i rozwiązania.
- Cykliczne testy regresji – po każdej poprawce sprawdzaj, czy nie pojawiły się nowe błędy.
4. Jakie jeszcze testy warto znać?
Dla pełnego obrazu warto wspomnieć o innych typach testów, które wspierają firmy w utrzymaniu jakości ERP:
- Testy akceptacyjne (UAT – User Acceptance Testing) – wykonywane przez użytkowników końcowych, aby potwierdzić, że system odpowiada na realne potrzeby.
- Testy smoke – szybkie testy podstawowej funkcjonalności, aby upewnić się, że system „wstaje” i działa w najważniejszych punktach.
- Testy automatyczne – szczególnie przydatne przy częstych aktualizacjach, pozwalają oszczędzić czas i zmniejszyć ryzyko ludzkiego błędu.
Wdrożenie choćby podstawowych elementów tych podejść znacznie zwiększa stabilność całego systemu.
5. Jak uniknąć niespodzianek – checklist dla firm
- Przygotuj plan testów obejmujący nowe funkcje i regresję procesów.
- Utwórz i utrzymuj środowisko testowe z danymi zbliżonymi do produkcyjnych.
- Dokumentuj błędy i buduj procedurę szybkiej reakcji.
- Włącz użytkowników biznesowych do testów akceptacyjnych.
- Regularnie analizuj wpływ dodatków na procesy krytyczne.
Rozwój ERP to szansa na większą efektywność, ale też ryzyko kosztownych niespodzianek. Kluczem jest równowaga: testowanie nowych funkcji oraz ochrona istniejących procesów poprzez testy regresji. Firmy, które wdrażają system krok po kroku, budują procedury testowe i włączają użytkowników w ocenę zmian, zyskują elastyczność bez utraty stabilności.
Wniosek: każda nowa funkcjonalność w ERP powinna przejść przez trzy filtry – testy, analizę wpływu i procedurę reakcji na błędy.
Autor artykułu: Tomasz Mierzejewski
