Harmonogramy w ChatGPT: Jak zautomatyzować raporty firmowe

O czym jest ten artykuł?

Czy wiesz, że płatna wersja ChatGPT potrafi automatycznie uruchamiać się o wyznaczonej godzinie, by wykonać pracę za Ciebie? Funkcja ta nosi nazwę Harmonogramy (w wersji angielskiej Scheduled Tasks).

Ten poradnik kierowany jest do przedsiębiorców i menedżerów, którzy chcą wykorzystać sztuczną inteligencję do cyklicznych obowiązków – takich jak codzienne sprawdzanie zmian w KSeF, monitorowanie nowelizacji prawnych czy tworzenie porannych prasówek. Dowiesz się, jak skonfigurować automat, zarządzać nim za pośrednictwem panelu ustawień oraz bezpiecznie modyfikować zadania bez ich kasowania.

Dlaczego to ważne dla Twojej firmy?

Wdrożenie harmonogramów w ChatGPT przynosi konkretne korzyści biznesowe:

• • Oszczędność czasu: nie musisz codziennie wpisywać tego samego polecenia, raport czeka na Ciebie gotowy, gdy przychodzisz do pracy;
  • Dyscyplina procesowa: automat nigdy nie zapomni sprawdzić strony Ministerstwa Finansów czy portalu podatkowego, masz pewność, że monitoring został wykonany;
  • Porządek w dokumentacji: wszystkie cykliczne zadania masz w jednym miejscu w ustawieniach, co ułatwia kontrolę nad tym, jakie procesy są zautomatyzowane w firmie.

Kluczowe pojęcia (bez żargonu)

• • Harmonogram: ustawienie informujące ChatGPT: „wykonaj to polecenie w każdy dzień roboczy o 8:30“;
  • Zadanie: konkretna instrukcja (prompt) zapisana do wielokrotnego użytku;
  • Panel „Zarządzaj“: miejsce w ustawieniach, gdzie widzisz listę wszystkich aktywnych automatów i możesz je modyfikować;
  • Lista dozwolonych (allow-list): lista konkretnych stron internetowych (domen), z których ChatGPT ma prawo korzystać. To zabezpieczenie uniemożliwia AI czerpanie informacji z niewiarygodnych źródeł.

Instrukcja:

Jak stworzyć i obsługiwać harmonogram?

Krok 1: Tworzenie zadania z poziomu rozmowy 

Harmonogram najprościej utworzyć, po prostu o to prosząc w trakcie rozmowy.

1. Zaloguj się do ChatGPT (wymagana wersja płatna, np. Plus lub Team).
2. Wpisz swoje polecenie (prompt) – przykład dla KSeF znajdziesz w sekcji 5.
3. Na końcu polecenia dopisz: „Utwórz z tego harmonogram i uruchamiaj go w dni robocze o godzinie 08:30.“
4. ChatGPT potwierdzi utworzenie zadania i wyświetli jego podsumowanie.

Krok 2: Zarządzanie zadaniami (edycja, wstrzymywanie, usuwanie)

Aby zarządzać zadaniami, nie szukaj ich w historii czatu, lecz w ustawieniach systemowych.

1.  Kliknij swoją ikonę profilu/avatara (zwykle w rogu ekranu; na urządzeniach mobilnych: menu hamburgera w lewym górnym rogu).
2. Wybierz Ustawienia.
3. W menu po lewej stronie kliknij zakładkę Harmonogramy.
4. Zobaczysz sekcję z opisem: „Można zaplanować ponowne uruchomienie ChatGPT po ukończeniu zadania…“.
5. Kliknij przycisk Zarządzaj.

Po kliknięciu otworzy się lista Twoich aktywnych automatów. Przy każdym z nich znajdziesz opcje:

• • ikona ołówka (Edytuj): pozwala zmienić treść polecenia lub godzinę uruchomienia;
  • Pauza / Wstrzymaj: tymczasowo wyłącza wykonywanie zadania (na przykład gdy idziesz na urlop), ale go nie kasuje;
  • Usuń: trwale kasuje zadanie.

Wskazówka: jeśli chcesz zmienić godzinę raportu z 8:30 na 9:00, zawsze używaj przycisku edycji. Nie kasuj zadania, aby tworzyć je od nowa – tracisz w ten sposób czas.

Przykład gotowy do wdrożenia:

Monitoring KSeF

Poniżej znajduje się kompletny, bezpieczny prompt, który możesz skopiować i wkleić do ChatGPT. Został przygotowany zgodnie z zasadą „tylko oficjalne źródła“.

Skopiuj i wklej do czatu:

Zadanie: Przeprowadź monitoring nowych lub zaktualizowanych oficjalnych publikacji dotyczących KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur), w tym dokumentacji API, struktur logicznych FA oraz komunikatów prawnych.

Źródła – lista dozwolonych (korzystaj WYŁĄCZNIE z tych domen):

• • gov.pl
  • mf.gov.pl
  • podatki.gov.pl
  • ksef.podatki.gov.pl
  • ksef.mf.gov.pl
  • ksef-test.mf.gov.pl
  • github.com/CIRFMF/ksef-docs
  • isap.sejm.gov.pl

Instrukcja wykonania raportu:

1. Nowe publikacje: wypisz tytuł, datę i krótki opis każdej nowości, która pojawiła się od ostatniego sprawdzenia;
2. Zaktualizowane materiały: znajdź dokumenty, które istniały wcześniej, ale zmieniła się ich wersja, data aktualizacji lub zawartość plików (np. nowe pliki XSD, PDF). W przypadku repozytorium GitHub sprawdź nowe commity i changelog;
3. Wnioski: w maksymalnie 5 punktach podsumuj, co te zmiany oznaczają dla przedsiębiorcy w praktyce. Używaj konkretnych dat.

Wymagania techniczne:

• • Każda informacja musi mieć link do źródła z powyższej listy.
  • Jeśli nie ma żadnych zmian, napisz wyraźnie: „Brak nowych lub zaktualizowanych oficjalnych publikacji w monitorowanych źródłach od ostatniego raportu.“
  • Obsługa świąt: jeśli bieżący dzień jest dniem ustawowo wolnym od pracy w Polsce lub jest to 24 grudnia (Wigilia), nie generuj raportu – wyświetl jedynie komunikat o dniu wolnym.
  • Aktualizacja listy dozwolonych: w razie zmian w portalu resortu finansów (nowe subdomeny, wydzielone serwisy), poproś ChatGPT o aktualizację domeny w instrukcji – lista powinna być przeglądana raz na miesiąc.

Harmonogram: Dodaj to zadanie do harmonogramu. Uruchamiaj je automatycznie od poniedziałku do piątku o godzinie 08:30.

Błędy i dobre praktyki

Najczęstsze błędy

• • Brak listy dozwolonych źródeł: jeśli nie podasz konkretnych domen (gov.pl itp.), ChatGPT może czerpać informacje z przypadkowych forów lub portali plotkarskich, wprowadzając Cię w błąd;
  • Wstrzymywanie zamiast edycji: użytkownicy często wstrzymują zadanie, aby zmienić godzinę, i zapominają je włączyć. Używaj przycisku edycji (ikona ołówka) w menu Ustawienia → Harmonogramy → Zarządzaj;
  • Brak instrukcji dla dni wolnych: bez zapisu o świętach ChatGPT będzie generował „puste“ raporty w Wielkanoc czy Bożego Narodzenia, zaśmiecając historię czatu.

Dobre praktyki

• • Testowanie: przed ustawieniem harmonogramu uruchom prompt ręcznie jeden raz, aby sprawdzić, czy format raportu Ci odpowiada;
  • Nazewnictwo: w ustawieniach nadawaj zadaniom jasne nazwy, na przykład „KSeF – Poranny Raport“, zamiast domyślnych nazw generowanych przez system;
  • Weryfikacja: raz na kwartał wejdź w Ustawienia → Harmonogramy, aby usunąć nieaktualne automaty;
  • Bezpieczeństwo danych: pamiętaj, że lista dozwolonych źródeł powinna być regularnie przeglądana – w przypadku portali rządowych zaleca się aktualizację co pół roku, gdyż adresy i struktury mogą się zmienić.

Szybki start (TL;DR)

Harmonogramy w ChatGPT to narzędzie do automatyzacji cyklicznych zadań. Wystarczy wpisać prompt z listą dozwolonych źródeł, powiedzieć ChatGPT o godzinie uruchomienia, a system będzie generować raporty bez Twojego udziału. Kluczowe: nigdy nie kasuj – zawsze edytuj. Testuj prompt ręcznie zanim go zaplanizujesz, a listę dozwolonych źródeł przeglądaj co sześć miesięcy.

Jak użyć tego artykułu z AI

(dla twórców treści)

Ten artykuł zawiera praktyczne instrukcje gotowe do zautomatyzowania w systemach takich jak ChatGPT:

• • Sekwencyjne kroki (Krok 1, Krok 2) – gotowe do indeksowania jako workflow;
  • Przykład promptu (sekcja 5) – kompletny i można go bezpośrednio wkleić do ChatGPT;
  • Lista najczęstszych błędów (sekcja 6) – pozwala na proaktywne unikanie problemów;
  • Szablon dla różnych przypadków – instrukcje mogą być łatwo adaptowane do innych zadań monitoringu lub raportowania.

Jeśli budujesz system do automatyzacji raportów finansowych, komunikacyjnych lub procesów compliance, sekcje 4 i 5 zawierają gotowe do implementacji wytyczne i kod (prompt).

Źródła i zastrzeżenia

Artykuł powstał na podstawie oficjalnej dokumentacji funkcji ChatGPT oraz praktyki wdrożeniowej (stan na grudzień 2025).

Uwaga: Artykuł ma charakter informacyjny i edukacyjny. Wdrażanie automatyzacji procesów księgowych i prawnych powinno być zawsze konsultowane z odpowiednimi działami merytorycznymi w firmie. Autor nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podjęte wyłącznie na podstawie wyników generowanych przez AI.