KSeF 2.0 Przewodnik po schemacie FA(3)

Nowa struktura e-faktury bez tajemnic.

1 lutego 2026 roku to data, którą każdy przedsiębiorca i księgowy musi zapisać w kalendarzu czerwonym kolorem. Wtedy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy, a wraz z nim wejdzie w życie nowy standard techniczny – schemat FA(3). Zastąpi on dotychczasową wersję, wprowadzając istotne nowości, takie jak obsługa wydatków pracowniczych czy specjalne oznaczenia dla samorządów. Czy Twój system księgowy „dogada się” z nową strukturą? Nie musisz być programistą, żeby to zweryfikować. Oddajemy w Twoje ręce kompletny przewodnik, który ludzkim językiem tłumaczy zawiłości pliku XML. Dowiedz się, które pola musisz wypełnić bezwzględnie, a które są tylko dla chętnych, i przygotuj swoją firmę na cyfrową rewolucję bez stresu.

Zastrzeżenie

Niniejszy materiał ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani księgowej i nie może być traktowany jako oficjalna wykładnia prawa. Każdy podatnik powinien samodzielnie ocenić swoją sytuację lub skonsultować się z doradcą, a także na bieżąco śledzić zmiany przepisów, objaśnienia Ministerstwa Finansów oraz orzecznictwo sądów i interpretacje organów podatkowych.

Autorzy nie ponoszą odpowiedzialności za skutki decyzji podjętych wyłącznie na podstawie tego opracowania; w razie wątpliwości konieczna jest indywidualna analiza przepisów mających zastosowanie w danym stanie faktycznym.

Wprowadzenie

Schemat FA(3) to trzeci wariant struktury logicznej faktury ustrukturyzowanej, która od 1 lutego 2026 roku stanie się obowiązującym standardem dla wszystkich faktur elektronicznych wystawianych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Struktura ta zastąpi dotychczas stosowaną wersję FA(2) i wprowadzi szereg istotnych modyfikacji technicznych, opracowanych na podstawie opinii zebranych podczas konsultacji podatkowych oraz postulatów zgłoszonych przez organizacje przedsiębiorców, księgowych, biegłych rewidentów i sektor IT.

FA(3) to zaawansowany wzorzec elektronicznej faktury ustrukturyzowanej w formacie XML, która wymaga kompletnego i prawidłowego mapowania danych z systemów księgowych. Każdy element dokumentu – od danych kontrahenta, przez pozycje i kody usług, aż po informacje o płatnościach – musi mieć swoje określone miejsce w strukturze XML i odpowiednio sformatowaną wartość. Niniejszy artykuł stanowi szczegółowy przewodnik techniczny, który wyjaśnia, które pola schematu są obowiązkowe, a które fakultatywne, oraz jak prawidłowo odczytywać definicje zawarte w pliku XSD.

Oficjalny schemat FA(3) został opublikowany 25 czerwca 2025 roku w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na platformie ePUAP. Plik schematu XSD dostępny jest pod adresem:

http://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/schemat.xsd

Wraz ze strukturą udostępniono szczegółową dokumentację, broszurę informacyjną oraz przykładowe pliki faktur, które stanowią praktyczne wzorce implementacyjne dla programistów i specjalistów IT odpowiedzialnych za integrację systemów księgowych z platformą KSeF.

Ogólna struktura schematu

Struktura schematu głównego FA(3) składa się z ośmiu głównych elementów XML, które tworzą kompletną fakturę ustrukturyzowaną. Każdy z tych elementów pełni określoną rolę w dokumencie i ma przypisany poziom wymagalności – od obligatoryjnych składników faktury, przez elementy opcjonalne, aż po pola całkowicie fakultatywne. Prawidłowe zrozumienie hierarchii i funkcji poszczególnych węzłów jest kluczowe dla poprawnej implementacji schematu w systemach księgowych.

Przed omówieniem konkretnych pól warto zrozumieć klasyfikację wymagalności w schemacie FA(3):

• Pola obligatoryjne – muszą być wypełnione obowiązkowo w każdej fakturze. Brak któregokolwiek z nich spowoduje odrzucenie pliku przez system KSeF.
• Pola opcjonalne – wypełnia się je obowiązkowo, ale tylko gdy zachodzi określony warunek prawny lub kontekst biznesowy (np. pole stawki VAT przy sprzedaży zwolnionej, dane podmiotu upoważnionego gdy fakturę wystawia pośrednik).
• Pola fakultatywne – nie są wymagane ani dla poprawności technicznej pliku XML, ani na podstawie przepisów ustawy o VAT. Można je pominąć bez ryzyka odrzucenia faktury.

Główne elementy struktury

Schemat FA(3) został zbudowany z następujących elementów nadrzędnych:

• Naglowek – zawiera informacje techniczne o przesyłanej fakturze, w tym datę i czas wytworzenia dokumentu oraz nazwę systemu teleinformatycznego wykorzystywanego przez podatnika
• Podmiot1 – dane identyfikujące sprzedawcę (wystawcę faktury)
• Podmiot2 – dane identyfikujące nabywcę, z nowymi obowiązkowymi polami JST i GV
• Podmiot3 – dane podmiotów trzecich występujących na fakturze, z możliwością wskazania wielu podmiotów w jednej fakturze; w strukturze FA(3) dodano nową rolę dotyczącą pracownika w celu identyfikacji wydatków pracowniczych
• PodmiotUpowazniony – dane podmiotu uprawnionego do wystawiania faktur w imieniu sprzedawcy
• Fa – właściwa treść faktury zawierająca szczegółowe dane transakcji, pozycje, kwoty i podsumowania
• Stopka – dodatkowe informacje uzupełniające fakturę
• Zalacznik – nowość w strukturze FA(3); umożliwia przesłanie do KSeF specyficznego załącznika w formie ustrukturyzowanej

Klasyfikacja wymagalności elementów

Poszczególne elementy schematu FA(3) mają różny charakter pod względem obowiązku ich wypełnienia:

Elementy obligatoryjne:

• Naglowek
• Podmiot1
• Podmiot2
• Fa

Te cztery elementy stanowią podstawę każdej faktury ustrukturyzowanej i muszą występować w każdym dokumencie przesyłanym do KSeF.

Element opcjonalny:

• PodmiotUpowazniony – wypełniany tylko wtedy, gdy fakturę wystawia podmiot upoważniony, a nie bezpośrednio sprzedawca

Elementy fakultatywne:

• Podmiot3 – dodawany w zależności od potrzeb, np. przy wskazaniu odbiorcy faktury, pośrednika lub pracownika
• Stopka – zawiera dodatkowe informacje niezwiązane bezpośrednio z danymi transakcji
• Zalacznik – wykorzystywany, gdy podatnik chce dołączyć ustrukturyzowany załącznik do faktury; wymaga uprzedniego złożenia zgłoszenia w systemie e-Urząd Skarbowy

Hierarchia i relacje między elementami

Struktura FA(3) jest dokumentem XML o ściśle określonej hierarchii. Każde pole jest dedykowane do podania określonej informacji, co oznacza, że jeżeli schemat przewiduje pozycję na daną treść, to musi się ona znaleźć właśnie w tym miejscu. Elementy nadrzędne (Naglowek, Podmiot1, Podmiot2, Fa, itp.) zawierają w sobie liczne podelementy o własnych typach danych i poziomach wymagalności. Taka uporządkowana struktura zapewnia standaryzację faktur elektronicznych i umożliwia ich automatyczne przetwarzanie przez system KSeF oraz systemy księgowe podatników.

Element Nagłówek

Element Nagłówek jest obligatoryjnym elementem faktury ustrukturyzowanej, zawierającym dane dotyczące daty i czasu wytworzenia faktury oraz nazwy systemu teleinformatycznego, z którego korzysta podatnik.

Struktura i opis pól elementu Nagłówek

Uwagi techniczne

• Przy podawaniu czasu uniwersalnego (UTC) na końcu należy dodać literę Z (ZULU)
• Data i czas wytworzenia faktury może różnić się od daty sprzedaży oraz daty przesłania do KSeF
• Element Nagłówek jest pierwszym elementem w strukturze schematu głównego FA(3)

Przykład

<Naglowek>
<KodFormularza kodSystemowy=”FA (3)” wersjaSchemy=”1-0E”>FA</KodFormularza>
<WariantFormularza>3</WariantFormularza>
<DataWytworzeniaFa>2026-02-01T00:00:00Z</DataWytworzeniaFa>
<SystemInfo>SamploFaktur</SystemInfo>
</Naglowek>

Podmioty na fakturze ustrukturyzowanej FA(3)

Wprowadzenie

Struktura schematu FA(3) składa się z następujących elementów podmiotowych: Podmiot1 (sprzedawca), Podmiot2 (nabywca), Podmiot3 (podmioty trzecie) oraz PodmiotUpowazniony (podmiot upoważniony). Elementy Podmiot1 i Podmiot2 stanowią obligatoryjne komponenty faktury elektronicznej, podczas gdy Podmiot3 ma charakter fakultatywny, a PodmiotUpowazniony jest elementem opcjonalnym.

Podmiot1 – Sprzedawca

Charakterystyka

Element Podmiot1 jest obligatoryjnym elementem faktury ustrukturyzowanej zawierającym informacje charakteryzujące podatnika (sprzedawcę). Kluczowym polem umożliwiającym autoryzację podatnika w KSeF jest identyfikator podatkowy NIP. Bez wskazania numeru NIP wystawienie faktury w ramach KSeF nie będzie możliwe.

Struktura Podmiot1

Wspólne pola dla wszystkich podmiotów

Poniższe pola występują we wszystkich elementach podmiotowych (Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3) i mają tę samą strukturę:

DaneIdentyfikacyjne

Adres

AdresKoresp

Struktura identyczna jak w polu Adres – służy do wskazania adresu korespondencyjnego podmiotu, jeśli różni się od adresu podstawowego.

DaneKontaktowe

Uwaga: DaneKontaktowe może wystąpić maksymalnie 3 razy dla każdego podmiotu.

NrEORI

Fakultatywne pole zawierające numer w Unijnym Systemie Rejestracji i Identyfikacji Podmiotów Gospodarczych.

Podmiot2 – Nabywca

Charakterystyka

Element Podmiot2 jest obligatoryjnym elementem faktury zawierającym informacje charakteryzujące nabywcę towaru lub usługi. Podmiotem 2 może być zarówno nabywca polski, jak i zagraniczny. Warto nadmienić, że Podmiot 2 może występować na dokumencie wielokrotnie – wielu nabywców.

Struktura Podmiot2

Podmiot2 zawiera pola wspólne opisane w sekcji „Wspólne pola dla wszystkich podmiotów” (NrEORI, DaneIdentyfikacyjne, Adres, AdresKoresp, DaneKontaktowe) oraz następujące pola specyficzne:

Różnice w stosunku do Podmiot1

• Pole Adres jest opcjonalne dla faktur uproszczonych (art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy)
• Brak pola PrefiksPodatnika i StatusInfoPodatnika
• Dodatkowe obligatoryjne pola: JST i GV
• Dodatkowe fakultatywne pola: NrKlienta i IDNabywcy

Wymogi specjalne JST i GV

W strukturze FA(3) wprowadzono obowiązkowe pola JST oraz GV w elemencie Podmiot2. W przypadku wskazania wartości „1” w polu JST lub GV, należy dodatkowo wypełnić sekcję Podmiot3, podając dane jednostki podrzędnej JST lub członka GV, w tym ich NIP lub IDWew oraz odpowiednią rolę.

Podmiot3 – Podmioty trzecie

Charakterystyka

Element fakultatywny Podmiot3 zawiera dane wszelkich podmiotów trzecich, innych niż Podmiot1 i Podmiot2, które są związane z fakturą. Element może wystąpić maksymalnie 100 razy w jednej fakturze.

Zastosowania Podmiot3

Podmiot3 służy do wskazania danych:

• Płatnika lub odbiorcy towaru
• Faktora
• Podmiotu pierwotnego (np. spółki przejmowanej)
• Członka grupy VAT (jako wystawcy lub odbiorcy)
• Jednostki podrzędnej JST (jako wystawcy lub odbiorcy)
• Zakładu (oddziału) osoby prawnej z unikalnym IDWew
• Pracownika (nowa rola 11 w FA(3))

Struktura Podmiot3

Podmiot3 zawiera pola wspólne opisane w sekcji „Wspólne pola dla wszystkich podmiotów” (NrEORI, DaneIdentyfikacyjne, Adres, AdresKoresp, DaneKontaktowe) oraz następujące pola specyficzne:

Różnice w stosunku do Podmiot1

• Wszystkie pola wspólne (Adres, DaneKontaktowe, AdresKoresp) są fakultatywne
• Brak pola PrefiksPodatnika i StatusInfoPodatnika
• Dodanie pola Rola określającego funkcję podmiotu trzeciego
• Dodatkowe pola: RolaInna i OpisRoli

Role podmiotów trzecich

Rola 11 – Pracownik (nowość FA(3))

Nowa rola „Pracownik” ma na celu usprawnienie rozliczania wydatków pracowniczych, gdy pracownik dokonuje zakupu w imieniu pracodawcy. W tym przypadku:

• W polu Rola wskazuje się wartość „11”
• W DaneIdentyfikacyjne/BrakID podaje się „1”
• W DaneIdentyfikacyjne/Nazwa podaje się imię i nazwisko pracownika
• Fakultatywnie można wskazać dane adresowe i kontaktowe pracownika

PodmiotUpowazniony

Charakterystyka

Element opcjonalny PodmiotUpowazniony zawiera informacje charakteryzujące podmiot upoważniony związany z fakturą. Jest to element przeznaczony dla specyficznych sytuacji, w których wystawcą faktury jest:

• Przedstawiciel podatkowy
• Komornik
• Organ egzekucyjny

Struktura PodmiotUpowazniony

PodmiotUpowazniony zawiera pola wspólne opisane w sekcji „Wspólne pola dla wszystkich podmiotów”, tj.:

• NrEORI (fakultatywny)
• DaneIdentyfikacyjne (obligatoryjny)
• Adres (fakultatywny)
• AdresKoresp (fakultatywny)
• DaneKontaktowe (fakultatywny)

Uwagi dotyczące PodmiotUpowazniony

Element ten nie jest wykorzystywany w przypadku samofakturowania, gdzie dane nabywcy należy umieścić w elemencie Podmiot2 z adnotacją „samofakturowanie” (Fa/Adnotacje/P_17 = „1”). Również nie dotyczy przypadku, gdy fakturę wystawia inny podmiot w imieniu podatnika – wówczas dane tego podmiotu wskazuje się w Podmiot3 z rolą „5”.

Element Fa – szczegółowe dane faktury

Element Fa stanowi centralną część faktury ustrukturyzowanej FA(3), zawierającą wszystkie kluczowe informacje dotyczące transakcji. Obejmuje dane wymagane przepisami ustawy o VAT, a także elementy związane z rozliczeniem, płatnością i warunkami transakcji.

Podstawowe dane faktury

Rodzaj faktury

Pole RodzajFaktury określa charakter dokumentu i może przyjąć następujące wartości:

• VAT – faktura podstawowa
• KOR – faktura korygująca
• ZAL – faktura zaliczkowa lub dokumentująca otrzymanie zapłaty przed dokonaniem czynności
• ROZ – faktura rozliczeniowa, gdy wcześniej wystawiono faktury zaliczkowe
• UPR – faktura uproszczona
• KOR_ZAL – faktura korygująca do faktury zaliczkowej
• KOR_ROZ – faktura korygująca do faktury rozliczeniowej

Kurs waluty i oznaczenia specjalne

Element Fa zawiera również pola określające szczególne okoliczności transakcji:

Pozycje faktury (FaWiersz)

Element FaWiersz reprezentuje pojedynczą pozycję na fakturze i może wystąpić maksymalnie 1000 razy. Szczegółowy opis struktury pozycji faktury znajduje się w kolejnym rozdziale.

Podsumowanie wartościowe (FaWierszCtrl)

Element FaWierszCtrl stanowi kontrolne podsumowanie wszystkich pozycji faktury:

• LiczbaWierszyFaktury – liczba pozycji (wierszy) na fakturze
• WartoscWierszyFaktury – suma wartości netto wszystkich pozycji z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku

Rabaty i upusty

Pole Rabat pozwala na wskazanie rabatu udzielonego na całą fakturę:

Wartości podatku i podsumowanie

Element Fa zawiera szczegółowe rozliczenie podatku VAT według poszczególnych stawek oraz kategorii:

Grupa P_13 – wartości netto według stawek i procedur

Pola P_13 zawierają łączne wartości sprzedaży netto z podziałem na stawki VAT oraz wybrane rodzaje transakcji. Są sumą odpowiednich wartości ze wszystkich pozycji faktury.

Te pola mogą jednocześnie zawierać wartości, jeśli faktura obejmuje transakcje na różnych zasadach opodatkowania. Sumy powinny się zgadzać z danymi szczegółowymi z pozycji faktury.

Grupa P_14 – kwoty podatku VAT według stawek i procedur

Pola P_14 zawierają kwoty podatku VAT odpowiadające wartościom netto z grupy P_13. Dla każdej wartości netto (P_13_n) istnieje odpowiadająca jej kwota podatku (P_14_n) oraz – w przypadku faktur w walucie obcej – kwota podatku wyrażona w walucie dokumentu (P_14_nW).

Pola P_14_*W wykorzystywane są tylko przy fakturach w walucie obcej i służą do wykazania kwot podatku w tej walucie.

Grupa P_15 – łączna kwota należności (brutto)

Pole P_15 zawiera łączną kwotę należności ogółem wynikającą z faktury, czyli sumę wartości brutto po uwzględnieniu rabatów, korekt itp.

• P_15 to łączna kwota należności brutto faktury
• Wartość ma dwa miejsca po przecinku
• W przypadku faktur w walucie obcej wyrażona jest w walucie faktury

Suma wartości netto (P_13) i przypisanych do nich kwot podatku VAT (P_14) powinna się zgadzać z kwotą brutto wykazaną w P_15. Pole jest obowiązkowe i stanowi podstawę do obliczenia płatności oraz oznaczeń, np. podzielonej płatności (MPP).

Adnotacje i procedury szczególne

Warunki płatności

Element Platnosc zawiera szczegółowe informacje o warunkach rozliczenia faktury:

• Termin – termin płatności
• TerminPlatnosci – dokładna data płatności
• FormaPlatnosci – sposób zapłaty (przelew, gotówka, karta, kompensata, etc.)
• PlatnoscInna – opis innej formy płatności
• RachunekBankowy – numer rachunku bankowego do płatności
• ZnacznikFSS – znacznik podzielonej płatności (split payment)

Można wskazać maksymalnie 10 rachunków bankowych, z czego dla każdego podaje się numer rachunku oraz opcjonalnie SWIFT, nazwę banku i opis.

Zamówienie i umowa

Faktury powiązane

Element FakturaZaliczkowa (maksymalnie 100 wystąpień) umożliwia wskazanie faktur zaliczkowych uwzględnianych na fakturze rozliczeniowej:

• NrKSeFZN – numer KSeF faktury zaliczkowej wystawionej w systemie
• NrFaZaliczkowej – numer faktury zaliczkowej wystawionej poza KSeF

Warunki transakcji

Sekcja DodatkowyOpis

Element DodatkowyOpis stanowi fakultatywną część struktury FA(3), umożliwiającą zamieszczenie dodatkowych informacji opisowych. Może wystąpić zarówno w kontekście całej faktury (w sekcji Fa), jak i odnosić się do konkretnych pozycji faktury. Maksymalna liczba wystąpień to 50.

Struktura elementu Dodatkowy Opis:

Zastosowanie pola NumerWiersza: Pole NumerWiersza pozwala powiązać dodatkowy opis z konkretną pozycją faktury, nawet gdy element DodatkowyOpis umieszczony jest w sekcji Fa (na poziomie całej faktury). Dzięki temu możliwe jest:

• Centralne zgrupowanie wszystkich dodatkowych opisów w jednym miejscu struktury
• Przypisanie wielu dodatkowych opisów do jednej pozycji bez duplikowania danych
• Elastyczne zarządzanie informacjami dodatkowymi bez konieczności powielania ich w każdym wierszu

Warianty zastosowania:

• DodatkowyOpis bez NumerWiersza – dotyczy całej faktury:
  • Klucz: „Projekt”, Wartosc: „Modernizacja infrastruktury IT 2025”
  • Klucz: „Uwagi ogólne”, Wartosc: „Faktura objęta promocją kwartalną”
• DodatkowyOpis z NumerWiersza – dotyczy konkretnej pozycji:
  • Klucz: „Numer seryjny”, Wartosc: „SN-2025-XYZ-00123”, NumerWiersza: 1
  • Klucz: „Certyfikat”, Wartosc: „CE/2025/12345”, NumerWiersza: 1
  • Klucz: „Kod EAN”, Wartosc: „5901234567890”, NumerWiersza: 2
  • Klucz: „Partia produkcyjna”, Wartosc: „LOT-2025-11-001”, NumerWiersza: 3

Praktyczne zastosowania DodatkowyOpis:

• Numery seryjne i identyfikatory produktów
• Kody projektów i centra kosztów
• Informacje o certyfikatach i atestach
• Dane logistyczne (numery palet, kontenerów)
• Oznaczenia dla celów księgowych
• Dodatkowe identyfikatory z systemów ERP/WMS
• Informacje o gwarancji i serwisie
• Referencje do dokumentów zewnętrznych
• Uwagi techniczne dotyczące produktu lub usługi

Elastyczna struktura klucz-wartość z opcjonalnym wskazaniem numeru wiersza pozwala na precyzyjne dokumentowanie wszystkich dodatkowych informacji wymaganych przez strony transakcji

Sekcja FaWiersz – Szczegółowe pozycje faktury

Sekcja FaWiersz zawiera szczegółowe pozycje faktury w walucie, w której ją wystawiono. Jest to element opcjonalny dla faktur zaliczkowych, faktur korygujących faktury zaliczkowe oraz faktur korygujących dotyczących wszystkich dostaw towarów lub usług w danym okresie. Może wystąpić maksymalnie 10 000 razy na jednej fakturze.

Zastosowanie sekcji FaWiersz

W przypadku faktur korygujących należy wykazać różnice wynikające z korekty poszczególnych pozycji lub dane pozycji korygowanych według stanu przed korektą i po korekcie jako osobne wiersze z odrębną numeracją. Dla faktur wystawionych zgodnie z art. 106f ust. 3 ustawy, jeśli korekta nie dotyczy wartości zamówienia, ale zmienia wysokość podstawy opodatkowania lub podatku, należy wprowadzić zapis według stanu przed korektą i po korekcie w celu potwierdzenia braku zmiany wartości danej pozycji.

Pola identyfikacyjne i klasyfikacyjne

Daty i parametry ilościowe

Ceny i wartości netto

Ceny i wartości brutto

Stawki VAT i podatki

Stawki podatku VAT w polu P_12

Pole P_12 (TStawkaPodatku) przyjmuje następujące wartości dopuszczalne w schemacie faktury ustrukturyzowanej:

Stawki procentowe

Stawki zerowe z oznaczeniami

Zwolnienia i szczególne przypadki opodatkowania

Uwagi dotyczące stosowania

Pole P_12 jest typu tekstowego (TZnakowy), co oznacza, że wartości należy wpisywać dokładnie tak, jak zostały zdefiniowane w schemacie, ze spacjami w przypadku oznaczeń składających się z kilku części (np. „0 KR”, „0 WDT”, „0 EX”, „np I”, „np II”). Dla stawek procentowych podajemy samą liczbę bez znaku procenta. Pole jest opcjonalne w przypadkach określonych w art. 106e ust. 2, 3, ust. 4 pkt 3 i ust. 5 pkt 3 ustawy.

Oznaczenia i procedury

Znacznik StanPrzed

Pole StanPrzed należy wypełnić wartością „1” w następujących przypadkach: gdy korekta dotyczy danych wykazanych w pozycjach faktury i jest dokonywana poprzez wykazanie danych przed korektą i po korekcie jako osobnych wierszy z odrębną numeracją, w przypadku faktur korygujących faktury wystawione zgodnie z art. 106f ust. 3 ustawy (jeśli korekta dotyczy wartości zamówienia), oraz w sytuacji potwierdzania braku zmiany wartości danej pozycji.

Element FaWierszCtrl

Element FaWierszCtrl stanowi obligatoryjne kontrolne podsumowanie wszystkich pozycji faktury.

Charakterystyka

FaWierszCtrl służy do walidacji poprawności danych wpisanych w sekcji FaWiersz poprzez podanie łącznej liczby pozycji oraz sumy wartości netto wszystkich wierszy faktury.

Struktura elementu FaWierszCtrl

Zasady wypełniania

LiczbaWierszyFaktury:

• Podaje się całkowitą liczbę wierszy faktury występujących w sekcji FaWiersz
• Uwzględnia wszystkie pozycje, w tym pozycje korygowane (stan przed i po korekcie)
• Musi się zgadzać z rzeczywistą liczbą elementów FaWiersz w pliku XML

WartoscWierszyFaktury:

• Stanowi sumę wartości z pola P_11 (wartość sprzedaży netto) ze wszystkich pozycji FaWiersz
• Wartość podawana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku
• W przypadku faktur w walucie obcej wyrażona jest w walucie faktury
• System KSeF weryfikuje poprawność tej sumy podczas walidacji faktury

Znaczenie kontrolne

Element FaWierszCtrl pełni kluczową funkcję kontrolną w systemie KSeF:

• Umożliwia automatyczną weryfikację integralności danych faktury
• Zapobiega przesłaniu faktur z błędnie zsumowanymi pozycjami
• Pozwala na szybką walidację poprawności rachunkowej dokumentu
• Stanowi punkt kontrolny dla systemów księgowych importujących faktury z KSeF

Element Stopka

Element Stopka jest fakultatywnym elementem faktury ustrukturyzowanej FA(3), zawierającym pozostałe informacje na fakturze, które nie zostały ujęte w innych częściach struktury.

Charakterystyka

Stopka umożliwia umieszczenie dodatkowych informacji uzupełniających fakturę, takich jak numer KRS, REGON, oraz inne dane o charakterze informacyjnym lub marketingowym. Stanowi ona fakultatywny element e-faktury, co oznacza, że jej wypełnienie nie jest wymagane ani dla poprawności technicznej pliku XML, ani na podstawie przepisów ustawy o VAT.

Struktura elementu Stopka

Element Stopka składa się z powtarzalnego pola StopkaFaktury, które może wystąpić maksymalnie 3 razy w jednej fakturze.

Parametry techniczne

• Limit znaków: 3500 znaków w jednym polu StopkaFaktury
• Liczba wystąpień: maksymalnie 3 elementy StopkaFaktury
• Format: pole alfanumeryczne z obsługą polskich znaków diakrytycznych (UTF-8)

Zastosowanie praktyczne

W stopce faktury można umieścić różnorodne informacje, w tym:

• Dane rejestrowe firmy (numer KRS, REGON, kapitał zakładowy)
• Informacje kontaktowe (godziny pracy, dane oddziałów)
• Podziękowania dla klienta
• Informacje o promocjach i rabatach
• Linki do formularzy opinii lub reklamacji
• Klauzule informacyjne (RODO, dane osobowe)
• Informacje o warunkach gwarancji
• Oznaczenia marketingowe i slogany firmowe
• Dane osób odpowiedzialnych za transakcję

Podsumowanie

Struktura logiczna FA(3) stanowi trzeci wariant faktury ustrukturyzowanej, obowiązujący od 1 lutego 2026 roku w Krajowym Systemie e-Faktur. Jest to zaawansowany wzorzec elektronicznej faktury w formacie XML, który wymaga kompletnego mapowania danych z systemów księgowych zgodnie z ściśle określoną hierarchią elementów.

Główne elementy struktury FA(3)

Schemat składa się z ośmiu elementów nadrzędnych:

• Naglowek (obligatoryjny) – dane techniczne o wytworzeniu faktury
• Podmiot1 (obligatoryjny) – dane sprzedawcy z kluczowym polem NIP
• Podmiot2 (obligatoryjny) – dane nabywcy z nowymi polami JST i GV
• Podmiot3 (fakultatywny) – podmioty trzecie, max. 100 wystąpień
• PodmiotUpowazniony (opcjonalny) – przedstawiciele podatkowi, komornicy
• Fa (obligatoryjny) – właściwa treść faktury z transakcjami
• Stopka (fakultatywny) – dodatkowe informacje, max. 3 pola po 3500 znaków
• Zalacznik (fakultatywny) – ustrukturyzowane załączniki po zgłoszeniu w e-US

Najważniejsze zmiany względem FA(2)

• Zwiększenie limitu nazwy towaru/usługi z 256 do 512 znaków
• Obowiązkowe pola JST i GV w Podmiot2 dla lepszej identyfikacji jednostek
• Nowa rola 11 „Pracownik” w Podmiot3 dla wydatków pracowniczych
• Możliwość dołączenia załącznika ustrukturyzowanego
• Rozbudowana konstrukcja terminów płatności
• Doprecyzowanie opisów i formatów wielu pól

Klasyfikacja wymagalności pól

Pola schematu FA(3) dzielą się na trzy kategorie:

• Obligatoryjne – wymagane zawsze, ich brak powoduje odrzucenie faktury
• Opcjonalne – wymagane gdy spełniony jest warunek ustawowy
• Fakultatywne – niewymagane prawnie ani technicznie

Zastosowanie

FA(3) umożliwia wystawienie wszystkich typów faktur:

• Faktury podstawowe (VAT)
• Faktury korygujące (KOR)
• Faktury zaliczkowe (ZAL)
• Faktury rozliczeniowe (ROZ)
• Faktury uproszczone (UPR)
• Faktury dla procedur szczególnych (OSS/IOSS, MPP, WDT)

Struktura FA(3) będzie stosowana również do korygowania faktur wystawionych wcześniej w FA(2) lub FA(1). Dokument przygotowany: listopad 2025 Wersja: 1.0 Licencja: Materiał edukacyjny do swobodnego użytku (z podaniem źródła)