KSeF 2.0 i załączniki do faktur

XML zamiast PDF-ów.
Jak bezpiecznie powiązać fakturę z dokumentami zewnętrznymi

Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur zacznie obsługiwać faktury z załącznikiem w nowej strukturze FA(3). Na pierwszy rzut oka wygląda to jak spełnienie marzeń: „podłączę do faktury PDF umowy, protokół odbioru i całą teczkę dokumentów”. W praktyce jest inaczej. W rozumieniu KSeF „załącznik” to dodatkowa część XML faktury, przeznaczona głównie na rozbudowane dane ilościowo-cenowe i techniczne. Umowy, oferty i protokoły dalej będą funkcjonować poza KSeF, ale da się je sensownie powiązać z fakturą – m.in. za pomocą pola „Dodatkowy opis” i linków do zewnętrznych repozytoriów dokumentów.

Zastrzeżenie

Niniejszy materiał ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani księgowej i nie może być traktowany jako oficjalna wykładnia prawa. Każdy podatnik powinien samodzielnie ocenić swoją sytuację lub skonsultować się z doradcą, a także na bieżąco śledzić zmiany przepisów, objaśnienia Ministerstwa Finansów oraz orzecznictwo sądów i interpretacje organów podatkowych.

Autorzy nie ponoszą odpowiedzialności za skutki decyzji podjętych wyłącznie na podstawie tego opracowania; w razie wątpliwości konieczna jest indywidualna analiza przepisów mających zastosowanie w danym stanie faktycznym.

Stan prawny i stan wiedzy na dzień 25 listopada 2025 r.

Na podstawie: ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), ustawy z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o VAT (Dz.U. z 2025 r. poz. 1203), oficjalnej strony Ministerstwa Finansów „Zakres obowiązkowego KSeF” oraz „Podręczników KSeF 2.0″ (część II i III) dostępnych na ksef.podatki.gov.pl, a także broszury informacyjnej struktury FA(3).

KSeF 2.0 Przewodnik po schemacie FA(3)

Nowa struktura e-faktury bez tajemnic.

1 lutego 2026 roku to data, którą każdy przedsiębiorca i księgowy musi zapisać w kalendarzu czerwonym kolorem. Wtedy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy, a wraz z nim wejdzie w życie nowy standard techniczny – schemat FA(3). Zastąpi on dotychczasową wersję, wprowadzając istotne nowości, takie jak obsługa wydatków pracowniczych czy specjalne oznaczenia dla samorządów. Czy Twój system księgowy „dogada się” z nową strukturą? Nie musisz być programistą, żeby to zweryfikować. Oddajemy w Twoje ręce kompletny przewodnik, który ludzkim językiem tłumaczy zawiłości pliku XML. Dowiedz się, które pola musisz wypełnić bezwzględnie, a które są tylko dla chętnych, i przygotuj swoją firmę na cyfrową rewolucję bez stresu.

Kluczowe wnioski

Jeśli czujesz się zagubiony, oto najpotrzebniejsze informacje:

• Załącznik to część XML faktury, nie osobny plik PDF.
• Służy wyłącznie danym podatkowo-rozliczeniowym (taryfy, liczniki, numery pojazdów, itp.).
• Umowy, protokoły i oferty pozostają poza KSeF – powiązujesz je przez „Dodatkowy opis” lub linki.
• Aby wystawiać faktury z załącznikiem, musisz wcześniej złożyć zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym.
• Limit rozmiaru: 3 MB (z załącznikiem) / 1 MB (bez załącznika).
• Faktury z załącznikiem mogą być wysyłane wyłącznie przez API KSeF, w sesji wsadowej.

Dlaczego temat załączników w KSeF jest tak istotny?

Od początku prac nad KSeF przedsiębiorcy sygnalizowali, że brak załączników utrudnia dokumentowanie transakcji – szczególnie w branżach, gdzie:

• rozliczenia opierają się na zestawieniach zużycia, taryfach, limitach,
• jedna faktura obejmuje bardzo dużą liczbę pozycji,
• dane rozliczeniowe dotychczas były przekazywane w osobnych plikach (Excel, CSV, raporty).

Ministerstwo Finansów odpowiedziało na tę potrzebę, ale w sposób ściśle techniczny:

• załącznik jest częścią e-faktury XML (węzeł Zalacznik w strukturze FA(3)),
• ma charakter podatkowo-techniczny, a nie „dokumentowy”,
• nie służy do przechowywania umów, protokołów, skanów i ogólnej dokumentacji biznesowej.

W efekcie zyskujemy mocne narzędzie do przeniesienia „ciężaru danych” do struktury XML, ale nie do włożenia całego segregatora PDF-ów w KSeF.

Podstawy prawne faktury z załącznikiem

Ustawa o VAT i art. 106gba

Podstawą prawną faktur z załącznikiem są przepisy ustawy o VAT w brzmieniu nadanym ustawą „KSeF 2.0″:

• ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.),
• ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2025 r. poz. 1203).

Kluczowy jest nowy art. 106gba ustawy o VAT, który:

• wprowadza możliwość wystawiania faktury ustrukturyzowanej z załącznikiem,
• zastrzega, że dotyczy to czynności o złożonych danych w zakresie:
  • miary,
  • ilości,
  • ceny jednostkowej netto,
• wskazuje, że załącznik może zawierać wyłącznie dane wymagane na fakturze (art. 106e ust. 1) lub dane ściśle z nimi powiązane.

Innymi słowy: załącznik ma rozwijać dane fakturowe, a nie zastępować repozytorium dokumentów.

Dokumenty MF: KSeF 2.0 i FA(3)

Szczegółowe zasady stosowania załączników zostały opisane w dokumentach publikowanych przez MF na ksef.podatki.gov.pl:

• strona „Zakres obowiązkowego KSeF” – sekcja „Faktura z załącznikiem”:
  • opisuje cel funkcjonalności,
  • wymienia branże docelowe (media, telekom, paliwa),
  • podkreśla dobrowolność stosowania załączników,
• „Podręcznik KSeF 2.0 – cz. II: Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF” – opis struktury FA(3),
• „Podręcznik KSeF 2.0 – cz. III: Dodatkowe funkcjonalności KSeF” – rozdział o fakturze z załącznikiem, zgłoszeniu w e-Urzędzie Skarbowym, limitach technicznych oraz konsekwencjach błędnego stosowania,
• broszura informacyjna FA(3) – zawiera schemat XML i przykłady wykorzystania węzła Zalacznik.

Od kiedy i dla kogo KSeF oraz faktury z załącznikiem?

Harmonogram obowiązkowego KSeF

Zgodnie z harmonogramem wynikającym z ustawy z 5 sierpnia 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1203) oraz komunikatów MF:

• od 1 lutego 2026 r. – obowiązek stosowania KSeF obejmie podatników, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek obejmie pozostałych podatników.

Do tego czasu wystawianie faktur w KSeF pozostaje dobrowolne (tzw. KSeF 1.0), choć praktycznie wszyscy powinni już być w fazie intensywnego wdrożenia.

Dobrowolność faktur z załącznikiem

MF wyraźnie podkreśla, że:

• przesyłanie faktury z załącznikiem do KSeF nie będzie obowiązkowe,
• możliwe będzie wystawianie:
  • zwykłych e-faktur (FA(3) bez załącznika),
  • e-faktur z załącznikiem (FA(3) z węzłem Zalacznik).

Decyzja o zastosowaniu załącznika ma wynikać z charakteru transakcji i potrzeb biznesowych, a nie z chęci „upchania” dokumentów do KSeF.

Czym jest załącznik w FA(3)?

Zakres dopuszczalnych danych

W strukturze FA(3) załącznik to fakultatywny węzeł XML (Zalacznik), który:

• stanowi integralną część faktury,
• jest przeznaczony na dane:
  • o charakterze ilościowo-cenowym,
  • technicznym,
  • ściśle powiązanym z pozycjami faktury i danymi z art. 106e ustawy o VAT,
• ma zastosowanie przede wszystkim tam, gdzie „zwykłe” pola faktury są niewystarczające.

Typowe zastosowania według MF

Z dokumentów MF wynika, że załącznik jest adresowany głównie do branż:

• media (energia elektryczna, gaz, woda, ciepło):
  • punkty poboru,
  • taryfy,
  • numery liczników,
  • okresy zużycia,
  • szczegółowe rozbicie opłat,
• telekomunikacja:
  • numery telefonów,
  • pakiety,
  • szczegółowe zestawienia rozmów i danych,
• paliwa / floty / transport:
  • numery rejestracyjne pojazdów,
  • numery kart paliwowych,
  • szczegółowe dane tankowań,
• inne branże z dużym wolumenem zdarzeń i rozbudowaną logiką rozliczeń.

Można więc myśleć o załączniku jako o „technicznej tabeli do faktury”, a nie o „folderze z dokumentami”.

Czego nie wolno wkładać do załącznika?

Dane wykluczone z załącznika

Podręcznik KSeF 2.0 (cz. III) zawiera przykładowy katalog danych, których nie wolno umieszczać w załączniku. Są to w szczególności:

• treści marketingowe:
  • gazetki reklamowe,
  • newslettery,
  • informacje o promocjach, rabatach, akcjach specjalnych,
• typowe dokumenty biznesowe:
  • umowy i aneksy,
  • oferty handlowe,
  • cenniki,
  • protokoły odbioru,
  • ogólne specyfikacje techniczne,
  • instrukcje obsługi, warunki gwarancji.

Jeżeli podatnik:

• pomija pola struktury FA(3) wymagane przepisami i przenosi te dane wyłącznie do załącznika, lub
• umieszcza w załączniku dane wymienione wyżej,

Szef KAS może cofnąć temu podatnikowi możliwość wystawiania faktur z załącznikiem, choć nadal będzie on mógł wystawiać zwykłe e-faktury.

Załącznik nie zastępuje pól obowiązkowych

Instrukcje MF podkreślają, że nie jest dopuszczalne pomijanie pól struktury FA(3) i przenoszenie danych faktury wyłącznie do części załącznikowej. Dane wymagane art. 106e ust. 1 ustawy o VAT:

• muszą być w odpowiednich polach struktury FA(3),
• a załącznik może je tylko uzupełniać lub rozwijać, nigdy zastępować.

Zgłoszenie zamiaru wystawiania faktur z załącznikiem

Zgłoszenie wyłącznie w e-Urzędzie Skarbowym

Aby móc wystawiać faktury z załącznikiem, podatnik musi wcześniej złożyć zgłoszenie o zamiarze korzystania z tej funkcjonalności. Zgodnie z informacjami MF:

• zgłoszenie składa się wyłącznie elektronicznie w e-Urzędzie Skarbowym (e-US),
• dostępne jest tam dedykowany formularz, dostępny po zalogowaniu,
• nie można go złożyć:
  • przez API KSeF,
  • przez Aplikację Podatnika KSeF, e-mikrofirmę, aplikację mobilną,
  • ani w formie papierowej,
• we wniosku należy podać m.in.:
  • uzasadnienie potrzeby korzystania z załączników,
  • szacowaną liczbę faktur z załącznikiem,
  • zakres danych, które będą umieszczane w załączniku.

Termin realizacji zgłoszenia

Aktualne materiały MF (w tym Q&A i omówienia oparte na Podręczniku KSeF 2.0) wskazują, że:

• zgłoszenie jest obsługiwane automatycznie,
• maksymalny czas realizacji zgłoszenia to 3 dni robocze od momentu uzyskania UPO,
• po pozytywnym przetworzeniu zgłoszenia podatnik otrzymuje informację mailową,
• zgoda na korzystanie z załączników jest bezterminowa (brak określonej daty wygaśnięcia).

Do momentu realizacji zgłoszenia:

• faktury bez załącznika będą przyjmowane normalnie,
• próby przesłania faktur z załącznikiem będą kończyły się błędem i odrzuceniem pliku XML.

Ograniczenia techniczne: 3 MB i wyłącznie sesja wsadowa API

Limity rozmiaru

W dokumentacji KSeF 2.0 (cz. II) MF wskazuje następujące limity:

• faktura ustrukturyzowana bez załącznika – maks. 1 MB (plik XML),
• faktura ustrukturyzowana z załącznikiem – maks. 3 MB (plik XML).

Jeżeli plik przekroczy te limity, KSeF odrzuci fakturę na etapie walidacji technicznej.

Tylko API i sesja wsadowa

Faktury z załącznikiem można wystawiać tylko:

• przy użyciu API KSeF 2.0,
• w trybie sesji wsadowej (przesyłanie paczek ZIP z wieloma fakturami).

Ważne konsekwencje:

• bezpłatne narzędzia MF (Aplikacja Podatnika, e-mikrofirma, aplikacja mobilna) nie służą do wystawiania faktur z załącznikiem,
• mogą jedynie wyświetlić fakturę z załącznikiem, jeśli została ona poprawnie przesłana przez API,
• próba wysłania faktury z wypełnionym węzłem Zalacznik inną drogą skończy się błędem.

Co z umowami, protokołami, ofertami i PDF-ami?

Dokumenty biznesowe pozostają poza KSeF

Podsumowując dotychczasowe regulacje i wyjaśnienia MF:

• KSeF nie jest repozytorium dokumentów takich jak:
  • umowy z klientami i dostawcami,
  • oferty handlowe,
  • cenniki i ogólne warunki,
  • protokoły odbioru,
  • skany dokumentów (PDF, JPG, DOCX),
• tego typu dokumenty powinny być przechowywane w:
  • systemie DMS,
  • systemie ERP/CRM,
  • rozwiązaniach typu SharePoint lub innych repozytoriach plików.

Jednocześnie MF w wcześniejszych materiałach Q&A dotyczących KSeF wskazywało, że gdy nie ma technicznej możliwości dołączenia pliku, można w treści faktury podać opis lub link wskazujący miejsce przechowywania dokumentów (np. w polach „Dodatkowy opis”, „Dodatkowe info” lub w stopce faktury).

Rola pola „Dodatkowy opis” – w tym linki do zasobów zewnętrznych

W strukturze FA(3) dostępna jest sekcja odpowiadająca polu „Dodatkowy opis”:

• może wystąpić wielokrotnie,
• zwykle ma formę par Klucz-Wartość,
• służy do przekazywania dodatkowych informacji o transakcji, które nie są objęte polami obligatoryjnymi.

Z dokumentacji producentów systemów ERP oraz komentarzy podatkowych wynika, że pole to jest wykorzystywane do:

• podawania numeru umowy,
• oznaczenia zamówienia,
• wpisania identyfikatora projektu,
• przekazania identyfikatora w systemie zewnętrznym (CRM, DMS, portal klienta).

Czy można wpisać link (URL)?

Technicznie tak:

• wartość pola to tekst, więc można tam umieścić adres URL, np.:
  • do folderu z dokumentacją w systemie DMS,
  • do karty projektu z załączonym protokołem,
  • do repozytorium skanów faktur i umów,
• starsze Q&A dotyczące KSeF wprost dopuszczały wpisanie linku w polach typu „Dodatkowy opis” jako sposobu powiązania faktury z dokumentem przechowywanym poza KSeF.

MF w nowych dokumentach nie odwołuje się wprost do URL-i, ale:

• nie wprowadza zakazu umieszczania linków,
• konsekwentnie rozróżnia:
  • załącznik XML – dane podatkowo-rozliczeniowe,
  • dokumenty biznesowe – poza KSeF, powiązane opisowo.

Z punktu widzenia bezpieczeństwa i podatków warto zadbać, by:

• link nie zastępował danych wymaganych przepisami,
• prowadził do dokumentacji faktycznie związanej z transakcją,
• dostęp do repozytorium był odpowiednio chroniony (RODO, tajemnica przedsiębiorstwa).

Pytania i odpowiedzi

Czy mogę dołączyć PDF umowy do załącznika w KSeF?

Nie. Załącznik jest częścią XML faktury i służy wyłącznie danym ustrukturyzowany i technicznym (taryfy, liczniki, numery pojazdów, wskazanie elementu usługi). Umowy przechowujesz w DMS lub systemie plików, a z fakturą powiązujesz je numerem lub linkiem w polu „Dodatkowy opis”.

Czy muszę składać zgłoszenie, jeśli nie planuję wystawiać faktur z załącznikami?

Nie. Załączniki są całkowicie dobrowolne. Możesz wystawiać zwykłe e-faktury bez żadnego zgłoszenia. Zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym trzeba złożyć tylko wtedy, gdy chcesz korzystać z tej funkcjonalności.

Co się stanie, jeśli wyślę fakturę z załącznikiem bez wcześniejszego zgłoszenia?

KSeF odrzuci tę fakturę z błędem technicznym. Po realizacji zgłoszenia (maksymalnie 3 dni robocze) będziesz mógł przesyłać faktury z załącznikami.

Czy mogę wysłać fakturę z załącznikiem przez Aplikację Podatnika KSeF?

Nie. Faktury z załącznikami można wysyłać wyłącznie przez API KSeF, w sesji wsadowej. Aplikacja Podatnika może jedynie wyświetlić taką fakturę, jeśli została wcześniej wysłana przez API.

Typowe błędy i ryzyka związane z załącznikami

Niezgodne stosowanie załączników może skutkować cofnięciem prawa do ich wystawiania. Najczęstsze błędy:

Przenoszenie obowiązkowych danych do załącznika

Umieszczenie w załączniku danych wymaganych art. 106e ustawy o VAT (np. dane faktury pierwotnej, istotne parametry pozycji) zamiast w polach struktury FA(3).

Używanie załącznika jako „schowka” na dokumenty biznesowe

Wstawianie do załącznika umów, protokołów odbioru, cenników, katalogów, instrukcji obsługi – tego MF wyraźnie zakazuje.

Brak zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym

Generowanie faktur z załącznikiem przed złożeniem zgłoszenia skutkuje błędem technicznym i odrzuceniem pliku przez KSeF.

Brak standardu w polu „Dodatkowy opis”

Chaos w sposobie wypełniania tego pola sprawia, że raportowanie, kontrola wewnętrzna i audyt stają się bardziej czasochłonne. Warto wprowadzić firmowy słownik kluczy (np. Umowa, Protokol_odbioru, Link_DMS, Projekt).

Rekomendacje dla firm i działów finansowych

Przeanalizuj procesy i profil faktur

Zidentyfikuj obszary, gdzie załącznik faktycznie daje wartość (media, telekom, paliwa, projekty, rozliczenia godzinowe). Sprawdź, jakie dane dziś „wiszą” w Excelach, CSV lub raportach załączanych do faktur.

Podziel role: co w załączniku, co poza KSeF

• Dane rozliczeniowe (tabele, rozbicia, parametry techniczne) → załącznik XML.
• Dokumenty biznesowe (umowy, protokoły, oferty, cenniki) → DMS/ERP/SharePoint + powiązanie przez „Dodatkowy opis” (numer dokumentu i/lub link).

Przygotuj zgłoszenie w e-Urzędzie Skarbowym

Zaplanuj złożenie zgłoszenia z wyprzedzeniem (np. w styczniu 2026 r.). Przygotuj krótkie, racjonalne uzasadnienie, szacowaną liczbę faktur z załącznikiem i opis zakresu danych.

Skonfiguruj system ERP i repozytorium dokumentów

Upewnij się, że Twój system obsługuje strukturę FA(3), potrafi generować węzeł Zalacznik i pozwala wygodnie uzupełniać „Dodatkowy opis”. Zadbaj o integrację z DMS – linki w fakturach muszą prowadzić do stabilnych, niezmienianych identyfikatorów dokumentów.

Spisz procedury wewnętrzne

Zdefiniuj: jakie dane trafiają do załącznika, jak opisujesz dokumenty zewnętrzne, kto odpowiada za poprawność danych, zasady bezpieczeństwa i retencji (RODO, tajemnica przedsiębiorstwa).

Przeszkol zespół

Przekaż pracownikom: czym jest faktura z załącznikiem, kiedy warto jej używać, czego absolutnie nie wolno wrzucać do załącznika, jak poprawnie wypełniać „Dodatkowy opis” i wstawiać linki.

Dobrze zaprojektowane wykorzystanie załączników w FA(3), połączone z mądrze używanym polem „Dodatkowy opis” i zewnętrznym repozytorium dokumentów, pozwala jednocześnie:

• spełnić wymogi KSeF i ustawy o VAT,
• zachować wygodne powiązanie faktur z pełną dokumentacją transakcji,
• uporządkować chaotyczne dziś zestawienia Excel/CSV i „załączniki mailowe” w spójny system podatkowo-techniczny.

To jeden z tych obszarów KSeF, gdzie dobrze przeprowadzone wdrożenie może realnie poprawić porządek w danych – a nie tylko spełnić wymóg formalny.

Źródła

Krajowy System e-Faktur – Ministerstwo Finansów: https://ksef.podatki.gov.pl
Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2025 r. poz. 775)
Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2025 r. poz. 1203)
Art. 106e ustawy o VAT – obowiązkowe elementy faktury: https://eli.gov.pl
Zakres obowiązkowego KSeF – sekcja o faktury z załącznikiem: https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/zakres-obowiazkowego-ksef/
Podręcznik KSeF 2.0 – Część II (Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF): https://ksef.podatki.gov.pl/pliki-do-pobrania-ksef-20/
Podręcznik KSeF 2.0 – Część III (Dodatkowe funkcjonalności KSeF): https://ksef.podatki.gov.pl/pliki-do-pobrania-ksef-20/
Broszura informacyjna struktury logicznej FA(3): https://ksef.podatki.gov.pl/pliki-do-pobrania-ksef-20/
Podstawy prawne oraz kluczowe terminy – Ministerstwo Finansów: https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/podstawy-prawne-oraz-kluczowe-terminy/
Struktura logiczna FA(3) – Ministerstwo Finansów: https://ksef.podatki.gov.pl/informacje-ogolne-ksef-20/faktura-ustrukturyzowana-i-struktura-logiczna-fa/
Wsparcie dla integratorów – API KSeF 2.0: https://ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/wsparcie-dla-integratorow/

Dokument przygotowany: listopad 2025
Wersja: 1.2
Licencja: Materiał edukacyjny do swobodnego użytku (z podaniem źródła)