KSeF 2.0, błąd techniczny i Kodeks karny skarbowy – kiedy gapiostwo staje się przestępstwem?

Kompendium wiedzy

KSeF jest narzędziem silnie zautomatyzowanym, dlatego dobrze organizując procesy i monitorując komunikaty systemowe, można łatwo minimalizować ryzyko wszelkich nieprawidłowości. Odpowiedzialność na gruncie Kodeksu karnego skarbowego (KKS) powstaje głównie wtedy, gdy dochodzi do działań powtarzalnych, rażących, zaniedbań długotrwałych albo celowych prób manipulowania rozliczeniami.

Zastrzeżenie

Niniejszy materiał ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani księgowej i nie może być traktowany jako oficjalna wykładnia prawa. Każdy podatnik powinien samodzielnie ocenić swoją sytuację lub skonsultować się z doradcą, a także na bieżąco śledzić zmiany przepisów, objaśnienia Ministerstwa Finansów oraz orzecznictwo sądów i interpretacje organów podatkowych.

Autorzy nie ponoszą odpowiedzialności za skutki decyzji podjętych wyłącznie na podstawie tego opracowania; w razie wątpliwości konieczna jest indywidualna analiza przepisów mających zastosowanie w danym stanie faktycznym.

KSeF a błędy – czego naprawdę warto się obawiać?

Obowiązkowe korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzi wiele pytań, zwłaszcza dotyczących odpowiedzialności za błędy w wysyłce lub treści faktur. W praktyce zdecydowana większość pomyłek, takich jak incydentalne opóźnienie czy pojedyncze błędy techniczne nie prowadzi do poważnych konsekwencji i zwykle kończy się prostą korektą lub wyjaśnieniem.

Kluczowa nie jest sama pomyłka, lecz jej skala, częstotliwość, reakcja firmy oraz wpływ na rozliczenia podatkowe. Organy podatkowe, w tym Krajowa Administracja Skarbowa, wielokrotnie wskazywały w swoich wyjaśnieniach, że podstawą oceny jest realny efekt naruszenia i stopień winy podatnika. Dlatego firmy, które prowadzą rzetelne procedury, dokumentują awarie i natychmiast korygują błędy, znacząco minimalizują ryzyko odpowiedzialności na gruncie KKS.

KSeF a KKS – definicje i granice odpowiedzialności

KSeF w świetle przepisów

Krajowy System e-Faktur to państwowy system teleinformatyczny przeznaczony do wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych. Zgodnie z art. 106na-106nd ustawy o VAT faktura jest uznana za wystawioną w chwili jej przesłania do KSeF i nadania numeru identyfikacyjnego.

W praktyce oznacza to, że:

• niewysłanie faktury do KSeF jest równoznaczne z jej niewystawieniem,
• opóźnione przesłanie faktury stanowi opóźnione wystawienie dokumentu,
• każda faktura przesłana do systemu niezależnie od błędów staje się dokumentem zarejestrowanym i widocznym dla organów skarbowych.

Odpowiedzialność na gruncie Kodeksu karnego skarbowego

Najważniejsze przepisy KKS, które mogą mieć zastosowanie przy błędach związanych z KSeF, to:

• art. 56 KKS – podanie nieprawdy lub zatajenie prawdy,
• art. 57 § 1 KKS – narażenie podatku na uszczuplenie,
• art. 60 i 61 KKS – naruszenie obowiązków ewidencyjnych,
• art. 62 § 1 KKS – niewystawienie faktury lub wystawienie jej w sposób wadliwy.

W praktyce odpowiedzialność pojawia się tylko wtedy, gdy dochodzi do realnego naruszenia obowiązków, a nie przy drobnych, jednorazowych błędach. Obejmuje zarówno czyny umyślne, jak i nieumyślne, ale jedynie takie, które mogły wpływać na rozliczenie podatku. Odpowiedzialność ponosi osoba fizyczna: członek zarządu, dyrektor finansowy, główny księgowy lub osoba wystawiająca fakturę.

Kiedy błąd w KSeF staje się czynem zabronionym ?

Odpowiedzialność karna skarbowa ma znaczenie dopiero wtedy, gdy:

• niewykonanie obowiązku jest poważne lub powtarzalne,
• wpływa lub może wpływać na rozliczenie podatkowe,
• można przypisać winę – np. brak nadzoru, ignorowanie błędów.
• Incydentalne pomyłki, błędy techniczne czy pojedyncze opóźnienia nie spełniają tych przesłanek.

Najczęstsze błędy: niewysłanie, opóźnienie, błędne dane

Niewysłanie faktury do KSeF Najczęściej wynika z awarii lub nieodczytanego statusu błędu. Z punktu widzenia KKS konsekwencje pojawiają się zwykle dopiero przy licznych, długotrwałych zaniedbaniach.

Opóźnione wystawienie lub przesłanie faktury Jednorazowe opóźnienia nie są problemem. Skutki mogą pojawić się dopiero przy dużej skali lub celowym działaniu.

Błędy merytoryczne w danych Najczęściej dotyczą dat, danych kontrahenta, stawek VAT i kwot. Same błędy nie powodują sankcji – dopiero wtedy, gdy skutkują nieprawidłowym rozliczeniem podatku.

Skutki: od pouczenia po postępowanie karne skarbowe

Pouczenie – najłagodniejsza forma reakcji organu

Pouczenie to najczęstsza odpowiedź organów podatkowych na pojedyncze, incydentalne i nieistotne uchybienia, takie jak sporadyczne opóźnienie w wysyłce faktury, pomyłka wynikająca z chwilowej awarii systemu czy drobny błąd techniczny, który został szybko skorygowany. W świetle KKS pouczenie stosowane jest wtedy, gdy stopień społecznej szkodliwości czynu jest znikomy, a podatnik wykazał należytą staranność i chęć naprawy błędu. Organy coraz częściej sygnalizują, że przy wdrożeniu KSeF ten typ reakcji może być dominujący dla nieumyślnych, pojedynczych pomyłek.

Mandat karny skarbowy – typowa sankcja za oczywiste i powtarzalne zaniedbania

Mandat jest nakładany przy wykroczeniach skarbowych, a więc w sytuacjach, w których doszło do naruszenia obowiązków wynikających z przepisów o VAT, lecz czyn nie jest na tyle poważny, aby wszczynać pełne postępowanie karne skarbowe. Najczęściej dotyczy to:

• seryjnych opóźnień w wystawianiu i wysyłaniu faktur,
• braku nadzoru nad procesem fakturowania,
• powtarzalnych błędów, których firma nie naprawiała mimo wiedzy o problemie,
• zaniedbań proceduralnych (np. brak kontroli, brak potwierdzenia numeru KSeF).

Wysokość mandatu może sięgać do pięciokrotności minimalnego wynagrodzenia, zgodnie z art. 48 KKS. W praktyce organy nakładają mandaty tam, gdzie niedbalstwo jest wyraźne, a procedury nie funkcjonują prawidłowo.

Postępowanie karne skarbowe – wyłącznie dla przypadków poważnych, uporczywych lub celowych

Postępowanie karne skarbowe wszczynane jest wtedy, gdy zachodzi podejrzenie poważniejszego naruszenia przepisów lub gdy działania podatnika miały cechy umyślności.

Dotyczy to przede wszystkim:

• celowego opóźniania wystawiania faktur w celu przesunięcia momentu powstania obowiązku podatkowego,
• ukrywania faktur przed organem poprzez brak ich wysyłki do KSeF,
• wystawiania faktur z danymi niezgodnymi z rzeczywistością (np. „puste faktury”),
• działań, które mogły narazić Skarb Państwa na poważne uszczuplenia podatkowe,
• uporczywego niewykonywania obowiązków fakturowych mimo wezwań i wcześniejszych sankcji.

Postępowanie toczy się według zasad Kodeksu karnego skarbowego i może zakończyć się wyrokiem sądowym, jeśli organy uznają, że czyn ma charakter przestępstwa skarbowego (a nie tylko wykroczenia). W praktyce dotyczy to niewielkiego promila przypadków, lecz ryzyko rośnie, jeśli firma nie posiada procedur, nie reaguje na błędy lub wykazuje schemat działań mogących wskazywać na intencję ukrycia rzeczywistych zdarzeń gospodarczych.

Praktyczne przykłady

Przykład 1: jednodniowe spóźnienie w małej firmie Faktura otrzymała status „odrzucona”, ale błąd nie został zauważony. Nadano ją następnego dnia. Efekt: zwykle pouczenie lub brak konsekwencji, brak szkody podatkowej i jednorazowy charakter.

Przykład 2: seria błędów w dacie sprzedaży System księgowy automatycznie ustawiał błędną datę. Błąd dotyczył kilkudziesięciu faktur. Efekt: korekty i wyjaśnienia. Sankcje tylko przy zaniedbaniach organizacyjnych.

Przykład 3: celowe opóźnianie wysyłki Osoba odpowiedzialna celowo przesuwa moment w błądysyłki, aby przenieść obowiązek podatkowy na kolejny miesiąc. Efekt: możliwość zarzutu z art. 56 lub 57 KKS. Najbardziej ryzykowny przypadek.

Przykład 4: awaria integracji API Integracja ERP przestaje działać, a alerty błędów nie są monitorowane. 120 faktur nie trafia do KSeF. Efekt: organ analizuje jakość procedur i nadzoru. Jeżeli firma udowodni dokumentację awarii i reakcję, sankcje są mało prawdopodobne.

Procedura wewnętrzna na wypadek awarii lub błędu

Rejestr awarii i błędów

Centralny dziennik, w którym odnotowuje się każde zdarzenie techniczne: datę, godzinę, opis problemu, osoby zgłaszające, działania naprawcze oraz czas przywrócenia działania. Rejestr pozwala wykazać należytą staranność i szybko identyfikować powtarzające się problemy.

Tryb awaryjny (fallback)

Zestaw procedur pozwalających wystawiać i gromadzić faktury poza KSeF w czasie awarii – np. zapis w ERP, zapis w formacie XML, eksport roboczy. Dokumenty są później niezwłocznie przesyłane do KSeF po przywróceniu działania systemu.

Więcej o trybach awaryjnych przeczytasz w naszym artykule Wszystko o trybach awaryjnych w KSeF 2.0.

Monitorowanie statusów wysyłki i alerty

System powinien automatycznie sprawdzać, czy faktura została poprawnie przyjęta przez KSeF oraz natychmiast zgłaszać błędy (np. e-mailem, SMS-em, w panelu administracyjnym). Brak reakcji na status „odrzucono” to jedno z najczęstszych źródeł problemów.

Podział odpowiedzialności

Jasne wskazanie, kto odpowiada za przygotowanie faktur, kto za ich wysyłkę, kto za kontrolę statusów, a kto za nadzór nad integracją techniczną. Eliminuje sytuacje, w których „nikt nie zauważył” błędu.

Procedura korekt

Określa, kto i kiedy weryfikuje dokumenty wymagające poprawy, jak szybko przygotowywana jest korekta oraz jakie działania należy podjąć, jeśli błąd wynikał z nieprawidłowości technicznych.

Archiwizacja logów technicznych

Przechowywanie logów integracyjnych (API), potwierdzeń wysyłki, statusów i raportów diagnostycznych. Logi stanowią kluczowy dowód w przypadku kontroli lub potrzeby wykazania awarii.

Zasady komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej

Określa jak informować zespół księgowy, dział IT, klientów i kontrahentów o błędach lub opóźnieniach. Zapewnia spójność komunikatów i szybką reakcję, minimalizując ryzyko nieporozumień.

Jak ograniczyć ryzyko? Rekomendacje

Formalna procedura KSeF

Spisana instrukcja określająca zasady wystawiania, wysyłania i weryfikacji faktur w KSeF, tak aby proces był jednolity i kontrolowany.

Monitoring API

Stałe obserwowanie poprawności działania integracji z KSeF, pozwalające natychmiast wykrywać błędy komunikacji systemowej.

Alerty błędów

Automatyczne powiadomienia o nieudanych wysyłkach lub odrzuconych dokumentach, dzięki którym zespół szybko reaguje na problemy.

Szkolenia

Regularne podnoszenie kompetencji pracowników odpowiedzialnych za fakturowanie, by znali wymagania KSeF i najnowsze praktyki.

Automatyczna walidacja danych

Mechanizmy systemowe sprawdzające poprawność kluczowych pól faktury przed jej wysłaniem, co ogranicza liczbę błędów.

Dokumentowanie incydentów

Zapisywanie wszystkich awarii, błędów i reakcji naprawczych, aby móc wykazać należytą staranność w razie kontroli.

Zasada podwójnej kontroli

Weryfikowanie kluczowych operacji (np. wysyłek lub korekt) przez co najmniej dwie osoby, co zmniejsza ryzyko pomyłek.

Bieżące śledzenie zmian w przepisach

Regularne monitorowanie nowelizacji ustawy o VAT i komunikatów MF, aby zapewnić zgodność procesów z aktualnym prawem.

Podsumowanie – „ściągawka ryzyk”

Najczęstsze ryzyka:

• niewysłanie faktury,
• opóźnienie,
• błędy merytoryczne,
• narażenie podatku na uszczuplenie,
• brak procedur.

KSeF sam w sobie nie zwiększa odpowiedzialności – zwiększa jedynie przejrzystość. Odpowiednio zaprojektowane procesy sprawiają, że korzystanie z systemu jest bezpieczne i przewidywalne.

Źródła

Ustawa o VAT: https://isap.sejm.gov.pl/

Kodeks karny skarbowy: https://isap.sejm.gov.pl/

Ministerstwo Finansów – KseF: https://www.gov.pl/web/ksef

Portal Podatkowy: https://www.podatki.gov.pl/

Dokument przygotowany: listopad 2025
Wersja: 1.0
Licencja: Materiał edukacyjny do swobodnego użytku (z podaniem źródła)