Wszystko o trybach offline KSeF 2.0: OFFLINE24, AWARYJNY, AWARIA CAŁKOWITA

Praktyczny poradnik obsługi sytuacji awaryjnych

Tryby awaryjne KSeF 2.0 to nie luksus, a konieczność dla każdego przedsiębiorcy. Czy Twój Internet padnie jutro, czy system ulegnie awarii – będziesz musiał wiedzieć, jak działać. Artykuł wyjaśnia dokładnie, jak wystawiać faktury bez dostępu do Internetu, co robić podczas oficjalnej awarii KSeF i jak postąpić w sytuacji całkowitego paraliżu systemu. Zapamiętaj kluczowe terminy, poznaj różnice między trybami i przygotuj swoją firmę na każdy scenariusz – zanim się zdarzy.

Zastrzeżenie

Niniejszy materiał ma charakter wyłącznie informacyjny i edukacyjny. Nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani księgowej i nie może być traktowany jako oficjalna wykładnia prawa. Każdy podatnik powinien samodzielnie ocenić swoją sytuację lub skonsultować się z doradcą, a także na bieżąco śledzić zmiany przepisów, objaśnienia Ministerstwa Finansów oraz orzecznictwo sądów i interpretacje organów podatkowych.

Autorzy nie ponoszą odpowiedzialności za skutki decyzji podjętych wyłącznie na podstawie tego opracowania; w razie wątpliwości konieczna jest indywidualna analiza przepisów mających zastosowanie w danym stanie faktycznym.

Wprowadzenie: Po co Ci tryb awaryjny KSeF?

Komu i kiedy przydaje się znajomość trybów offline/awaryjnych?

Znajomość trybów offline i awaryjnych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) jest kluczowa dla każdego przedsiębiorcy. Od 2026 roku większość firm będzie zobowiązana do wystawiania faktur elektronicznych w KSeF, a w 2027 roku dojdą do tego dotkliwe kary za błędy.

Szczególnie istotna wiedza o trybach awaryjnych staje się dla:

• Firm działających w terenie – przedstawiciele handlowi, budowlańcy, monterzy często pracują bez stabilnego dostępu do Internetu
• E-commerce i małych sklepów – awaria Internetu nie może sparaliżować sprzedaży i wystawiania paragonów fiskalnych z fakturami
• Biur rachunkowych – obsługa wielu klientów wymaga pewności, że faktury zostaną wystawione niezależnie od problemów technicznych
• Firm eksportowych i B2B – przestoje mogą kosztować utratę kontraktów i wiarygodności
• Każdej firmy w Polsce – awarie systemów IT zdarzają się wszędzie, niezależnie od branży

Po co w ogóle tryby offline?

KSeF to system online – wymaga połączenia z Internetem, żeby wysłać fakturę i otrzymać unikalny numer KSeF. Problem w tym, że:

• Internet zawodzi – awaria u dostawcy, problemy techniczne, praca w terenie bez zasięgu
• System KSeF może mieć awarię – serwery rządowe też nie są nieomylne
• Sytuacje nadzwyczajne – klęski żywiołowe, cyberataki, poważne awarie infrastruktury

Ministerstwo Finansów przewidziało trzy mechanizmy awaryjne:

• Tryb offline24 – dla Twoich lokalnych problemów (brak Internetu, awaria komputera)
• Tryb awaryjny – gdy sam KSeF nie działa (oficjalna awaria ogłoszona przez MF)
• Awaria całkowita – w sytuacjach nadzwyczajnych (powódź, wojna, totalna awaria infrastruktury)

Kluczowa różnica: W trybach offline i awaryjnym nadal wystawiasz faktury strukturalne i dosyłasz je do KSeF po ustaniu problemu. W awarii całkowitej wracasz do „starych” faktur (PDF, papier) i nie przesyłasz ich do KSeF.

Mapa trybów awaryjnych w KSeF 2.0

Szybkie porównanie – tabela trybów

Definicje podstawowe

Tryb online – standardowa praca. Wystawiasz fakturę w swoim systemie, od razy wysyłasz do KSeF, dostajesz numer KSeF, przekazujesz fakturę kontrahentowi.

Tryb offline24 – Twój lokalny problem (np. Internet padł, serwer firmowy się zawiesił). Wystawiasz fakturę strukturalną, zapisujesz lokalnie i masz 1 dzień roboczy na dosłanie jej do KSeF po przywróceniu połączenia.

Tryb awaryjny – MF oficjalnie ogłasza awarię KSeF (komunikat na stronie podatki.gov.pl). Wystawiasz faktury offline, a po zakończeniu awarii masz 7 dni roboczych na przesłanie ich do systemu.

Awaria całkowita – sytuacja nadzwyczajna ogłoszona przez ministra finansów (np. powódź, totalna awaria infrastruktury IT w kraju, cyberatak). Wracasz do faktur sprzed ery KSeF (PDF, papier). Nie dosyłasz ich później do KSeF.

Tryb Offline24 – Jak wystawiać faktury krok po kroku

Czym jest tryb offline24?

Tryb offline24 to mechanizm awaryjny na wypadek, gdy Ty masz problem z dostępem do Internetu lub systemu KSeF, ale sam KSeF działa normalnie.

Typowe sytuacje:

• Awaria Internetu w biurze
• Praca w terenie bez zasięgu
• Awaria serwera firmowego
• Problemy z oprogramowaniem księgowym

Kluczowa zasada: Wystawiasz fakturę w formacie strukturalnym (XML zgodny ze schematem KSeF), zapisujesz lokalnie i masz 1 dzień roboczy na przesłanie jej do KSeF po przywróceniu połączenia.

Instrukcja krok po kroku

Krok 1: Rozpoznaj sytuację

• Sprawdź, czy to problem po Twojej stronie (Internet, komputer, oprogramowanie)
• Zweryfikuj na stronie podatki.gov.pl/ksef, czy KSeF działa normalnie
• Jeśli KSeF działa, a Ty nie masz dostępu – to tryb offline24

Krok 2: Wystaw fakturę strukturalną

• Użyj swojego oprogramowania księgowego w trybie offline
• Faktura musi być w formacie XML zgodnym ze schematem KSeF FA(2)
• Oprogramowanie automatycznie oznaczy fakturę jako „offline”

Krok 3: Zapisz fakturę lokalnie

• Zachowaj plik XML na dysku
• Prowadź lokalny rejestr faktur offline (Excel, CSV lub w systemie księgowym)
• Zapisz: numer faktury, datę wystawienia, kontrahenta, kwotę

Krok 4: Przekaż fakturę kontrahentowi

• Wyślij kontrahentowi wizualizację PDF (jeszcze bez numeru KSeF)
• Dodaj adnotację: „Faktura wystawiona w trybie offline24, numer KSeF zostanie uzupełniony po przesłaniu do systemu”

Krok 5: Monitoruj termin

• Masz 1 dzień roboczy od wystawienia faktury na dosłanie do KSeF
• Liczony od dnia następnego po wystawieniu faktury
• Sobota, niedziela, święta nie są dniami roboczymi

Krok 6: Prześlij faktury do KSeF

• Po przywróceniu Internetu zaloguj się do KSeF
• Prześlij wszystkie faktury offline z kolejki
• System zweryfikuje i nada numery KSeF

Krok 7: Zaktualizuj dokumentację

• Otrzymujesz numery KSeF dla wszystkich faktur
• Wyślij kontrahentom zaktualizowane faktury z numerami KSeF
• Zarchiwizuj potwierdzenia odbioru z KSeF

Przykład biznesowy – Marek, handlowiec

Sytuacja: Marek, przedstawiciel handlowy firmy budowlanej, jest w trasie. 15 stycznia (wtorek) o 14:00 finalizuje zamówienie u klienta na materiały za 50 000 zł brutto. Musi wystawić fakturę na miejscu, ale w magazynie klienta nie ma zasięgu Internetu.

Rozwiązanie:

• Marek otwiera aplikację mobilną swojej firmy w trybie offline
• Wystawia fakturę strukturalną (XML) – aplikacja zapisuje ją lokalnie na telefonie
• Generuje wizualizację PDF i wysyła klientowi mailem z adnotacją: „Faktura offline24, numer KSeF uzupełniony w ciągu 24h”
• Wraca do biura 15 stycznia o 18:00, loguje się do systemu
• Aplikacja automatycznie synchronizuje faktury offline z KSeF
• 15 stycznia o 18:15 faktura otrzymuje numer KSeF
• Marek wysyła klientowi zaktualizowaną fakturę z numerem KSeF

Termin: Faktura wystawiona 15.01 (wtorek) – termin przesłania do KSeF: 16.01 (środa) do końca dnia. Marek zdążył tego samego dnia.

Najczęstsze błędy w trybie offline24

❌ Błąd 1: Wystawienie faktury w zwykłym PDF zamiast strukturalnego XML ✅ Poprawnie: Zawsze format XML (FA(2)), nawet offline

❌ Błąd 2: Liczenie terminu 1 dnia od godziny wystawienia ✅ Poprawnie: 1 dzień roboczy od dnia następnego (jeśli wystawiłeś w poniedziałek, termin mija we wtorek o 23:59)

❌ Błąd 3: Zapomnienie o wysłaniu zaktualizowanej faktury z numerem KSeF ✅ Poprawnie: Po otrzymaniu numeru KSeF – wyślij kontrahentowi finalną wersję

❌ Błąd 4: Brak lokalnego rejestru faktur offline ✅ Poprawnie: Prowadź listę (choćby w Excelu), żeby nie zgubić żadnej faktury

❌ Błąd 5: Używanie offline24, gdy KSeF ma oficjalną awarię ✅ Poprawnie: Jeśli MF ogłosiło awarię – to tryb awaryjny (7 dni), nie offline24 (1 dzień)

Wyjątek: Awaria ogłoszona w trakcie okresu offline24

Sytuacja specjalna: Wystawiłeś fakturę w trybie offline24 (np. w poniedziałek), ale zanim upłynął Twój 1-dniowy termin, Ministerstwo Finansów ogłosiło oficjalną awarię KSeF (we wtorek rano).

Co się dzieje:

• Twój termin automatycznie wydłuża się do 7 dni roboczych od zakończenia awarii
• Nie musisz przesyłać faktury w ciągu 1 dnia – czekasz na koniec awarii i masz 7 dni

Przykład:

• Poniedziałek 10.02 – wystawiasz fakturę offline24 (normalnie termin: wtorek 11.02)
• Wtorek 11.02, godz. 8:00 – MF ogłasza awarię KSeF
• Czwartek 13.02 – awaria zostaje usunięta
• Twój nowy termin: 7 dni roboczych od 13.02 = 24.02

Tryb awaryjny – oficjalna awaria KSeF ogłoszona przez MF

Czym jest tryb awaryjny?

Tryb awaryjny uruchamia się, gdy sam system KSeF nie działa – i Ministerstwo Finansów oficjalnie ogłasza awarię na stronie podatki.gov.pl/ksef.

To nie jest Twój problem techniczny – to problem po stronie infrastruktury rządowej.

Przykłady sytuacji:

• Przeciążenie serwerów KSeF
• Awaria centrum danych MF
• Atak DDoS na systemy rządowe
• Problemy z certyfikatami bezpieczeństwa

Kluczowa różnica vs offline24:

• Offline24 = Twój problem, termin 1 dzień
• Tryb awaryjny = Problem MF, termin 7 dni roboczych

Jak rozpoznać tryb awaryjny?

Oficjalny komunikat MF:

• Ministerstwo Finansów publikuje informację o awarii na stronie: podatki.gov.pl/ksef
• Komunikat zawiera: datę i godzinę rozpoczęcia awarii, orientacyjny czas naprawy
• Status KSeF: „Awaria” lub „Awaria całkowita”

Sprawdź przed wystawieniem faktury:

• Wejdź na podatki.gov.pl/ksef
• Sprawdź status systemu (zielony = działa, czerwony = awaria)
• Przeczytaj komunikat (jeśli jest)

Nie musisz czekać na oficjalny komunikat, żeby zacząć wystawiać faktury offline – jeśli widzisz, że KSeF nie odpowiada, działasz. Ale potwierdzenie statusu awarii daje Ci pewność co do terminów.

Procedura podczas awarii KSeF

Przed awarią:

Checklista przygotowawcza

• Upewnij się, że Twoje oprogramowanie obsługuje tryb offline
• Przećwicz wystawianie faktury offline (w środowisku testowym demo.ksef.gov.pl)
• Przygotuj szablon komunikatu dla klientów („KSeF ma awarię, faktura zostanie dosłana po naprawie”)
• Wyznacz osobę odpowiedzialną za monitorowanie statusu KSeF

W trakcie awarii:

Checklista działania

• Wystaw faktury w formacie strukturalnym XML (offline)
• Zapisz lokalnie wszystkie faktury w kolejce
• Wyślij kontrahentom wizualizacje PDF z adnotacją: „Faktura wystawiona w trybie awaryjnym KSeF, numer KSeF zostanie nadany po przywróceniu systemu”
• Prowadź rejestr faktur offline (data, numer, kontrahent, kwota)
• Monitoruj stronę podatki.gov.pl/ksef – sprawdzaj status 2x dziennie

Po zakończeniu awarii:

Checklista po awarii

• MF publikuje komunikat o zakończeniu awarii (data i godzina)
• Masz 7 dni roboczych od tej daty na przesłanie faktur do KSeF
• Zaloguj się do systemu, prześlij wszystkie faktury z kolejki
• Otrzymaj numery KSeF
• Wyślij kontrahentom zaktualizowane faktury
• Zarchiwizuj potwierdzenia z KSeF

Termin 7 dni roboczych – jak liczyć?

Dzień 0: Data zakończenia awarii ogłoszona przez MF Dzień 1: Pierwszy dzień roboczy po zakończeniu Dzień 7: Siódmy dzień roboczy

Przykład 1:

• Awaria zakończona: piątek 14.02, godz. 18:00
• Dzień 1: poniedziałek 17.02
• Dzień 7: wtorek 25.02 (pomijamy weekend 22-23.02)
• Deadline: wtorek 25.02, godz. 23:59

Przykład 2:

• Awaria zakończona: środa 12.02, godz. 10:00
• Dzień 1: czwartek 13.02
• Dzień 7: piątek 21.02
• Deadline: piątek 21.02, godz. 23:59

Uwaga: Sobota, niedziela i święta ustawowo wolne od pracy nie liczą się jako dni robocze.

Przykład biznesowy – sklep ABC

Sytuacja: Sklep internetowy ABC sprzedaje elektronikę. W czwartek 6 lutego o 9:00 Ministerstwo Finansów ogłasza awarię KSeF – problem z serwerami, szacowany czas naprawy: 48 godzin.

Co robi sklep ABC:

• Czwartek 6.02, 9:30 – Właściciel widzi komunikat MF, informuje zespół
• Czwartek 6.02, 10:00 – Księgowa przełącza system na tryb offline, wysyła klientom mail: „W związku z awarią KSeF faktury będą przesyłane z niewielkim opóźnieniem”
• Czwartek-piątek 6-7.02 – Sklep wystawia 45 faktur w trybie offline (XML), wysyła klientom PDF z adnotacją
• Sobota 8.02, 14:00 – MF publikuje komunikat: „Awaria usunięta 8.02, godz. 14:00″

Liczenie terminu:

• Zakończenie awarii: sobota 8.02 (weekend)
• Dzień 1: poniedziałek 10.02
• Dzień 7: wtorek 18.02
• Deadline: wtorek 18.02, godz. 23:59
• Poniedziałek 10.02, 8:00 – Księgowa loguje się do KSeF, przesyła wsadowo 45 faktur
• Poniedziałek 10.02, 8:45 – Wszystkie faktury otrzymują numery KSeF
• Poniedziałek 10.02, 9:00 – System automatycznie wysyła klientom zaktualizowane faktury

Sklep ABC zdążył 8 dni przed deadline.

Awaria całkowita – powrót do „starych zasad”

Czym jest awaria całkowita?

Awaria całkowita to najbardziej poważna sytuacja – system KSeF nie działa, a naprawienie go w rozsądnym czasie jest niemożliwe lub sytuacja w kraju jest na tyle poważna, że wymaga zawieszenia normalnych procedur. Ogłasza ją Minister Finansów w drodze komunikatu (czasem rozporządzenia) – w sytuacjach takich jak:

• Klęski żywiołowe (powódź, trzęsienie ziemi)
• Totalna awaria infrastruktury IT w skali kraju
• Cyberataki paraliżujące systemy rządowe
• Stan wojenny, stan wyjątkowy

Kluczowa różnica:

• W trybie offline24 i awaryjnym → faktury strukturalne XML, które potem przesyłasz do KSeF
• W awarii całkowitej → faktury „jak dawniej” (PDF, papier), których NIE przesyłasz do KSeF

Jak rozpoznać awarię całkowitą?

Oficjalny komunikat Ministra Finansów:

• Publikowany na podatki.gov.pl, w mediach publicznych, w Monitorze Polskim
• Zawiera: zakres awarii (cały kraj / region), okres obowiązywania, zasady fakturowania

Przykładowy komunikat (hipotetyczny): W związku z całkowitą awarią systemów teleinformatycznych spowodowaną [przyczyna], na podstawie art. [X] ustawy o VAT, Minister Finansów ogłasza awarię całkowitą Krajowego Systemu e-Faktur na okres od 14.02.2026, godz. 6:00 do odwołania. W tym okresie podatnicy wystawiają faktury zgodnie z przepisami obowiązującymi przed wdrożeniem KSeF (faktury PDF, papierowe). Faktury wystawione w tym okresie nie podlegają późniejszemu przesłaniu do KSeF.

Zasady fakturowania podczas awarii całkowitej

1. Wracasz do faktur sprzed KSeF

• Faktury w PDF lub papierowe
• Numeracja ciągła (kontynuujesz swoją dotychczasową serię lub tworzysz nową z oznaczeniem okresu)
• Wszystkie wymagane elementy faktury VAT (art. 106e ustawy o VAT)

2. Nie wysyłasz faktur do KSeF

• Faktury z okresu awarii całkowitej nie trafiają do KSeF – nawet po zakończeniu awarii
• Archiwizujesz je standardowo (7 lat w swojej ewidencji)

3. Oznaczenie faktur (rekomendacja)

• Dodaj w stopce: „Faktura wystawiona w okresie awarii całkowitej KSeF (komunikat MF z dn. [data])”
• To ułatwi późniejsze audyty i wyjaśnienia z US

4. Ewidencja księgowa

• Prowadzisz standardową ewidencję VAT
• Faktury z okresu awarii traktujesz jako „zwykłe” faktury (przed erą KSeF)

Instrukcja krok po kroku

Krok 1: Potwierdź awarię całkowitą

• Sprawdź komunikat MF na podatki.gov.pl
• Zapoznaj się z zakresem (cały kraj? region?) i okresem obowiązywania

Krok 2: Przełącz oprogramowanie

• Zmień tryb wystawiania faktur na „tryb klasyczny” lub „przed KSeF”
• Ustaw numerację faktur (kontynuuj dotychczasową lub stwórz serię AC/2026/XXX)

Krok 3: Wystawiaj faktury „jak dawniej”

• PDF dla e-commerce i B2B
• Papier dla klientów, którzy tego wymagają
• Wszystkie obowiązkowe elementy faktury VAT (NIP, adres, stawka VAT, kwoty…)

Krok 4: Przekazuj faktury kontrahentom

• E-mailem (PDF), pocztą (papier), osobiście
• Nie czekasz na numer KSeF (nie będzie go)

Krok 5: Prowadź ewidencję

• Rejestr sprzedaży (jak przed KSeF)
• Archiwizacja PDF/papierów przez 7 lat

Krok 6: Monitoruj komunikaty MF

• Śledź informacje o zakończeniu awarii całkowitej
• Po zakończeniu wracasz do normalnego trybu KSeF (online lub offline24)

Przykład scenariusza – awaria 14-18 lutego

Kontekst: Poważny cyberatak na infrastrukturę rządową sparaliżował systemy IT. Minister Finansów 14 lutego o 6:00 ogłasza awarię całkowitą KSeF na czas nieokreślony. Firma „Budex” – hurtownia materiałów budowlanych:

• 14 lutego, 7:00 – Właściciel widzi komunikat MF w mediach
• 14 lutego, 8:00 – Księgowa przełącza system księgowy na „tryb klasyczny”
• 14 lutego, 9:00 – Wysyła klientom informację: „W związku z awarią całkowitą KSeF faktury będą wystawiane w formacie PDF bez numerów KSeF, zgodnie z komunikatem Ministra Finansów”
• 14-18 lutego – Budex wystawia 23 faktury w PDF, numeracja: AC/02/2026/001…AC/02/2026/023 (AC = Awaria Całkowita)
• 18 lutego, 16:00 – MF ogłasza koniec awarii całkowitej, KSeF wraca do normalnej pracy
• 19 lutego – Budex wraca do wystawiania faktur przez KSeF (tryb online)

Faktury z okresu 14-18.02:

• Pozostają w PDF
• Nie są przesyłane do KSeF
• Archiwizowane standardowo w dokumentacji firmy

Nowa numeracja od 19.02:

• Powrót do faktur strukturalnych przez KSeF
• Numeracja KSeF od numeru kolejnego (system KSeF nadaje swoje numery)

Korekty faktur z okresu awarii całkowitej

Pytanie: Co jeśli trzeba skorygować fakturę wystawioną podczas awarii całkowitej? Odpowiedź:

• Fakturę korygującą wystawiasz w tym samym trybie, w jakim była faktura pierwotna
• Jeśli oryginał był w PDF (awaria całkowita) → korekta też PDF
• Odwołujesz się do numeru faktury pierwotnej
• Korekty również nie przesyłasz do KSeF

Przykład:

• 15.02.2026 – awaria całkowita, wystawiłeś fakturę AC/02/2026/005 (PDF)
• 3.03.2026 – KSeF już działa normalnie, ale wykryłeś błąd w fakturze z 15.02
• Wystawiasz fakturę korygującą w PDF: „Korekta do faktury AC/02/2026/005 z dnia 15.02.2026″
• Nie przesyłasz jej do KSeF (bo oryginał też nie był w KSeF)

Sankcje od 2027 roku – ile możesz zapłacić i za co?

Rok 2026: okres ochronny

W 2026 roku nie będą stosowane administracyjne kary pieniężne z art. 106ni ustawy o VAT za naruszenia związane bezpośrednio z KSeF, takie jak:

• Brak przesłania faktury do KSeF w terminie
• Niewłaściwa forma dokumentu (np. PDF zamiast strukturalnego XML)
• Nieprawidłowe dane w fakturze strukturalnej

UWAGA KRYTYCZNA: Rok 2026 to NIE jest całkowite wyłączenie odpowiedzialności. Jeśli Twoje działania (lub zaniechania) prowadzą do:

• Zaniżenia podatku VAT
• Zatajenia obrotu
• Uporczywego uchylania się od obowiązków ewidencyjnych

…organy podatkowe nadal mogą zastosować przepisy Kodeksu karnego skarbowego (KKS). Co to oznacza w praktyce?

• Brak „nowych” kar administracyjnych specyficznych dla KSeF
• Ale istniejące przepisy KKS wciąż obowiązują
• Jeśli błąd techniczny (np. zapomniałeś dosłać fakturę offline) nie wpływa na wysokość podatku → prawdopodobnie bez konsekwencji w 2026
• Jeśli świadomie omijasz system, żeby zaniżyć VAT → ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej pozostaje

Rok 2027: nowe kary administracyjne VAT

Od 1 stycznia 2027 roku wchodzą w życie surowe sankcje administracyjne za naruszenia związane z KSeF. Podstawa prawna: Art. 106ni ustawy o VAT Wysokość kar:

• Do 100% kwoty VAT z faktury (lub do 18,7% wartości brutto – dla faktur, gdzie VAT nie jest wykazany)
• Minimum 1000 zł za każde naruszenie
• Każda faktura = oddzielne naruszenie (10 nieterminowych faktur = 10 kar!)

Tabela naruszeń i kar:

Łagodzące okoliczności:

• Samonaprawa – jeśli sam wykryjesz błąd i naprawisz go przed kontrolą → kara może być niższa lub w ogóle niewymierzona
• Pierwszorazowe naruszenie – brak złej woli, natychmiastowe skorygowanie
• Siła wyższa – udokumentowane okoliczności niezależne (np. powódź zniszczyła serwer)

Obostrzające okoliczności:

• Uporczywe naruszenia (wielokrotne, systematyczne)
• Odmowa współpracy z organami
• Ukrywanie dowodów

Odpowiedzialność administracyjna vs karnoskarbowa (KKS)

Szczegółowe omówienie tematu znajduje się w artykule „KSeF, błąd techniczny i Kodeks karny skarbowy” Dwa równoległe tryby odpowiedzialności: 1. Kary administracyjne VAT (art. 106ni)

• Nakładane na podatnika (firmę jako podmiot prawny)
• W drodze decyzji administracyjnej wydanej przez Naczelnika Urzędu Skarbowego
• Od decyzji przysługuje odwołanie do Dyrektora Izby Administracji Skarbowej
• Dotyczą naruszeń „technicznych” związanych z KSeF (terminy, forma, numer)

2. Odpowiedzialność karnoskarbowa KKS (Kodeks karny skarbowy)

• Dotyczy osób fizycznych odpowiedzialnych za rozliczenia (np. członków zarządu, głównego księgowego, prokurenta)
• Ścigana przez prokuraturę lub organy skarbowe w trybie karnym
• Dotyczy poważniejszych naruszeń: zaniżenie podatku, zatajenie obrotu, fałszerstwa
• Kary: grzywna, kara ograniczenia wolności, w skrajnych przypadkach pozbawienie wolności

Przykład rozróżnienia: Sytuacja A – „czysto techniczny błąd”:

• Księgowa zapomniała przesłać 5 faktur w trybie offline24 w terminie (dosłała po 3 dniach zamiast 1)
• Wszystkie faktury prawidłowe, VAT rozliczony poprawnie, brak uszczerbku dla budżetu
• Konsekwencje 2027: Kara administracyjna do 100% VAT z tych faktur (możliwość złagodzenia – samonaprawa)
• KKS: Brak podstaw (nie było zaniżenia podatku)

Sytuacja B – „świadome zaniżenie”:

• Firma celowo nie wystawia części faktur sprzedaży, żeby zaniżyć VAT należny
• Oprócz tego te wystawione faktury są nieterminowo dosyłane do KSeF
• Konsekwencje 2027:
  • Kara administracyjna VAT za nieterminowość przesłania faktur
  • + odpowiedzialność KKS za zaniżenie podatku (art. 56 KKS) – członek zarządu/główny księgowy może odpowiadać osobiście (grzywna, ograniczenie wolności)

Kto odpowiada personalnie w ramach KKS?

• Członkowie zarządu spółek
• Główny księgowy / księgowy prowadzący rozliczenia
• Pełnomocnicy, prokurenci
• Osoba faktycznie zarządzająca finansami (nawet bez formalnego stanowiska)

Rekomendacja dla firm:

• W regulaminie wewnętrznym jasno określ, kto odpowiada za KSeF
• Wyznacz osobę odpowiedzialną + zastępcę
• Przeszkol zespół – rozróżnij „błędy techniczne” od „naruszeń podatkowych”

Najczęstsze mity o sankcjach KSeF

Mit 1: „W 2026 roku mogę robić, co chcę – sankcje zaczynają się dopiero w 2027″
Prawda: Nie ma kar administracyjnych specyficznych dla KSeF, ale ogólna odpowiedzialność KKS za uchybienia w VAT wciąż istnieje.

Mit 2: „Jeśli nie zdążę w terminie offline24, ale wyślę w ciągu tygodnia, to nic mi nie grozi”
Prawda: Od 2027 roku – możesz dostać karę. Terminy są sztywne: offline24 = 1 dzień, awaryjny = 7 dni.

Mit 3: „Zapłacę karę za firmę i sprawa z głowy”
Prawda: Jeśli naruszenie dotyczy zaniżenia VAT – odpowiedzialność osobista (KKS) spada na konkretnych ludzi (zarząd, księgowy).

Mit 4: „Małe firmy (JDG, mikro) mają niższe kary”
Prawda: Kary liczone są od kwoty VAT na fakturze – bez znaczenia, czy to JDG czy koncern. Faktura za 100 tys. VAT = kara do 100 tys. zł (niezależnie od wielkości firmy).

Mit 5: „System KSeF automatycznie wyśle mi przypomnienie przed upływem terminu”
Prawda: KSeF nie wysyła przypomnień. Musisz sam śledzić terminy i mieć wewnętrzne procedury.

Jak minimalizować ryzyko kar?

Strategia 1: Prowadź lokalny rejestr faktur offline

• Excel/CSV lub moduł w oprogramowaniu księgowym
• Kolumny: numer faktury, data wystawienia, termin przesłania, status (wysłano/nie)
• Sprawdzaj codziennie – automatyczne przypomnienia

Strategia 2: Automatyzacja w oprogramowaniu

• Wybierz system księgowy, który automatycznie synchronizuje faktury offline z KSeF po przywróceniu Internetu
• Flagi ostrzegawcze: „termin mija za 4 godziny!”

Strategia 3: Procedury awaryjne na piśmie

• Dokument: „Instrukcja postępowania w trybach offline KSeF”
• Jasny podział ról: kto monitoruje status KSeF, kto wysyła faktury, kto raportuje
• Testuj procedury raz na kwartał

Strategia 4: Szkolenie zespołu

• Każda osoba wystawiająca faktury musi znać różnicę: offline24 / awaryjny / awaria całkowita
• Symulacje: „Internet padł w trasie – co robisz?”

Strategia 5: Samokontrola i audyty wewnętrzne

• Raz w miesiącu: weryfikuj, czy wszystkie faktury offline zostały przesłane
• Jeśli znajdziesz błąd – napraw go zanim znajdzie US (łagodzenie kary)

Jak przygotować firmę – procedury i narzędzia

Wybór oprogramowania obsługującego tryby offline

Minimalne wymagania:

• Obsługa formatu FA(2) (strukturalne XML)
• Tryb offline – możliwość zapisania faktury lokalnie bez połączenia z KSeF
• Automatyczna synchronizacja po przywróceniu Internetu
• Kolejka faktur offline z monitorowaniem terminów
• Eksport wizualizacji PDF z adnotacją „offline”

Funkcje premium (nice to have):

• Powiadomienia push/e-mail: „termin przesłania mija za 6h”
• Integracja z aplikacją mobilną (fakturowanie w terenie)
• Backup w chmurze (na wypadek awarii lokalnego serwera)
• Generowanie raportów: „faktury offline w tym miesiącu”

Pytania do dostawcy oprogramowania:

• Czy system obsługuje tryby offline24, awaryjny i awarię całkowitą?
• Jak wygląda synchronizacja faktur po przywróceniu połączenia?
• Czy jest automatyczne przypominanie o terminach?
• Jak system radzi sobie z awarią własnego serwera (lokalny backup)?
• Czy mogę testować w środowisku demo KSeF?

Certyfikaty i konfiguracja techniczna

Certyfikat kwalifikowany (opcjonalny, ale rekomendowany):

• Nie jest obowiązkowy dla wszystkich (możesz logować się przez Profil Zaufany)
• Ale ułatwia automatyzację i masowe wysyłanie faktur
• Koszt: 200-400 zł/rok

Token do API KSeF:

• Jeśli korzystasz z API (integracja systemu księgowego z KSeF)
• Generujesz w panelu KSeF po zalogowaniu
• Ważność tokena: 1 rok (pamiętaj o odnowieniu!)

Testowanie w środowisku demo:

• Przed startem produkcyjnym: przetestuj wszystko na demo.ksef.gov.pl
• Wystaw kilka faktur w trybie online i offline
• Sprawdź, jak działa kolejka, jak wygląda numer KSeF

Dokument: „Procedury awaryjne KSeF” – co powinien zawierać?

1. Definicje i rozpoznawanie trybów

• Tabela: online / offline24 / awaryjny / awaria całkowita
• Jak sprawdzić status KSeF (link do podatki.gov.pl/ksef)

2. Role i odpowiedzialności

• Kto monitoruje status systemu (np. główny księgowy)
• Kto wystawia faktury (wszyscy sprzedawcy / tylko księgowość)
• Kto raportuje do zarządu o problemach

3. Instrukcje krok po kroku

• Offline24: 7 kroków (jak w rozdziale 3)
• Tryb awaryjny: checklisty przed/w trakcie/po (jak w rozdziale 4)
• Awaria całkowita: procedura (jak w rozdziale 5)

4. Terminy i kary

• Przypomnienie: offline24 = 1 dzień, awaryjny = 7 dni
• Konsekwencje niedotrzymania (od 2027: kary do 100% VAT)

5. Rejestr faktur offline (wzór)

• Przykładowa tabela Excel/CSV
• Kolumny: numer faktury, data, kontrahent, kwota VAT, termin KSeF, status

6. Wzory komunikacji

• Szablon maila do klienta (tryb offline)
• Szablon komunikatu wewnętrznego (awaria KSeF)

7. Kontakty i linki

• Infolinia KSeF: 22 330 03 30
• Portal: podatki.gov.pl/ksef
• Dostawca oprogramowania (helpdesk)

8. Historia zmian dokumentu

• Data ostatniej aktualizacji, kto zatwierdził

Częstotliwość aktualizacji: Co najmniej raz na pół roku lub po każdej zmianie przepisów.

Szkolenie zespołu

Kto musi być przeszkolony?

• Każda osoba wystawiająca faktury (sprzedawcy, handlowcy, recepcja)
• Dział księgowości (szczególnie osoba odpowiedzialna za KSeF)
• Zarząd (świadomość ryzyk i terminów)

Program szkolenia (2-3 godziny): Moduł 1: Podstawy KSeF (30 min)

• Co to jest KSeF, po co został wprowadzony
• Struktura faktury FA(2), numer KSeF

Moduł 2: Tryby pracy (60 min)

• Online, offline24, awaryjny, awaria całkowita
• Tabela porównawcza, przykłady
• Ćwiczenie praktyczne: Uczestnicy wystawiają fakturę offline w systemie demo

Moduł 3: Terminy i sankcje (30 min)

• 1 dzień, 7 dni, okres ochronny 2026, kary od 2027
• Odpowiedzialność KKS

Moduł 4: Procedury w naszej firmie (30 min)

• Omówienie dokumentu „Procedury awaryjne KSeF”
• Role: kto co robi
• Wzory komunikatów

Moduł 5: Q&A i case studies (30 min)

• Scenariusze: „Internet padł w trasie – co robisz?”
• Pytania uczestników

Częstotliwość szkoleń:

• Przed startem KSeF (2025/wczesny 2026): szkolenie podstawowe
• Co pół roku: odświeżenie + update o zmianach w przepisach
• Dla nowych pracowników: onboarding w ciągu pierwszego tygodnia

Testy i symulacje

Raz na kwartał: Test procedur awaryjnych Scenariusz A – offline24:

• Symuluj brak Internetu (wyłącz WiFi)
• Wystaw 3 faktury w trybie offline
• Sprawdź, czy trafiły do kolejki lokalnej
• Przywróć Internet
• Zweryfikuj, czy system automatycznie przesłał faktury do KSeF
• Oceń: ile czasu zajęło, czy były błędy?

Scenariusz B – tryb awaryjny:

• Załóż, że MF ogłosiło awarię (symulacja)
• Wyślij komunikat do zespołu (wg wzoru z procedur)
• Wystaw faktury offline przez 2 dni (w demo lub środowisku testowym)
• Po „zakończeniu awarii” – prześlij wsadowo faktury
• Oceń: czy wszyscy wiedzieli, co robić? Czy terminy były śledzone?

Scenariusz C – awaria całkowita:

• Przełącz system na „tryb przed KSeF”
• Wystaw 5 faktur w PDF
• Sprawdź numerację, czy faktury mają wszystkie wymagane elementy
• Oceń: czy zespół rozumie, że tych faktur nie dosyła się do KSeF?

Dokumentacja testów:

• Data testu, scenariusz, uczestnicy
• Wynik: OK / błędy do poprawy
• Plan naprawczy (jeśli były błędy)

Komunikacja z kontrahentem i zespołem

Wzory komunikatów dla klientów

Szablon 1: Tryb offline24 – adnotacja na fakturze (PDF)
UWAGA: Faktura wystawiona w trybie offline24 w związku z przejściowym brakiem dostępu do systemu KSeF. Numer KSeF zostanie uzupełniony i przesłany w ciągu 24 godzin. Niniejsza faktura jest ważna i stanowi podstawę do rozliczenia VAT.

Szablon 2: E-mail do klienta po wystawieniu faktury offline
Temat: Faktura [numer] – tryb offline KSeF
Szanowni Państwo, W załączeniu przesyłamy fakturę nr [numer] z dnia [data] na kwotę [kwota] zł brutto. Ze względu na przejściowy brak połączenia z systemem KSeF faktura została wystawiona w trybie offline. W ciągu najbliższych 24 godzin zostanie ona przesłana do Krajowego Systemu e-Faktur i otrzyma oficjalny numer KSeF. Zaktualizowana wersja faktury zostanie Państwu przesłana automatycznie. Faktura jest w pełni ważna i stanowi podstawę do rozliczenia VAT oraz dokonania płatności. W razie pytań pozostajemy do dyspozycji. Pozdrawiamy, [Imię, stanowisko, firma]

Szablon 3: Tryb awaryjny – komunikat na stronie WWW Informacja o trybie awaryjnym KSeF
Szanowni Klienci, W związku z oficjalną awarią Krajowego Systemu e-Faktur ogłoszoną przez Ministerstwo Finansów (komunikat z dnia [data]), faktury są obecnie wystawiane w trybie offline. Faktury będą przesłane do systemu KSeF w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Zaktualizowane wersje z numerami KSeF zostaną Państwu automatycznie dostarczone. Otrzymane faktury są w pełni ważne i mogą być rozliczane oraz opłacane zgodnie z terminem płatności. Dziękujemy za wyrozumiałość.

Szablon 4: Awaria całkowita – mail do kontrahenta
Temat: Faktura [numer] – awaria całkowita KSeF
Szanowni Państwo, W załączeniu przesyłamy fakturę nr [numer] z dnia [data]. W związku z ogłoszeniem przez Ministra Finansów awarii całkowitej Krajowego Systemu e-Faktur (komunikat z dnia [data]) faktury są obecnie wystawiane w formie tradycyjnej (PDF/papier), zgodnie z przepisami obowiązującymi przed wdrożeniem KSeF. Faktura nie zostanie przesłana do systemu KSeF – jest to zgodne z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Faktura stanowi pełnoprawny dokument do rozliczenia VAT i płatności. Pozdrawiamy, [Firma]

Wzory komunikacji wewnętrznej (dla zespołu)

Szablon 5: Alert – awaria KSeF ogłoszona DO: Wszyscy wystawiający faktury TEMAT: ALERT – Awaria KSeF – przejście na tryb awaryjny Od dziś [data, godzina] Ministerstwo Finansów ogłosiło awarię systemu KSeF. CO TO OZNACZA:

• Wystawiamy faktury w trybie offline (XML, zapisujemy lokalnie)
• Faktury będą przesłane do KSeF w ciągu 7 dni roboczych po zakończeniu awarii
• Klientom wysyłamy faktury PDF z adnotacją (patrz wzór w załączniku)

CO MUSISZ ZROBIĆ:

• Przełącz system na tryb offline (instrukcja: [link])
• Wszystkie faktury zapisuj w kolejce offline
• Klientom wysyłaj PDF + adnotacja (szablon w załączniku)
• Zgłaszaj mi dziennie (do 16:00) liczbę faktur offline wystawionych danego dnia

STATUS: Monitoruję stronę podatki.gov.pl/ksef 2x dziennie. O zakończeniu awarii poinformuję natychmiast. W razie pytań: [kontakt do osoby odpowiedzialnej] [Imię, stanowisko] Szablon 6: Koniec awarii – czas na przesłanie faktur DO: Dział księgowości TEMAT: Koniec awarii KSeF – termin przesłania faktur MF ogłosiło zakończenie awarii KSeF: [data, godzina]. TERMIN PRZESŁANIA FAKTUR: [data] do godz. 23:59 (7 dni roboczych) DO ZROBIENIA:

• Zaloguj się do KSeF
• Prześlij wszystkie faktury z kolejki offline (łącznie [liczba] faktur)
• Sprawdź, czy wszystkie otrzymały numery KSeF
• Wyślij klientom zaktualizowane faktury
• Raportuj mi status do [godzina]

PRZYPOMNIENIE: Każda faktura nieprzesłana w terminie = potencjalna kara (od 2027: do 100% VAT). [Imię, stanowisko]

Strategia „KSeF + PDF” – podwójna wizualizacja

Problem: Część kontrahentów nie ma jeszcze dostępu do KSeF lub woli otrzymywać faktury PDF (np. mali klienci, konsumenci). Rozwiązanie: Wysyłaj podwójnie:

• Faktura strukturalna (XML) przesłana do KSeF → numer KSeF
• Wizualizacja PDF z numerem KSeF wysłana e-mailem kontrahentowi

Zalety:

• Kontrahent ma czytelny PDF do archiwum i płatności
• Ty spełniasz obowiązek KSeF (faktura w systemie)
• Uniwersalne (działa dla B2B, B2C, eksportu)

Implementacja:

• Większość systemów księgowych automatycznie generuje PDF na podstawie faktury strukturalnej
• Po otrzymaniu numeru KSeF → PDF automatycznie aktualizowany i wysyłany

Uwaga prawna: Faktura w KSeF (XML + numer KSeF) to oryginał. PDF to wizualizacja pomocnicza (nie jest wymagana prawnie, ale ułatwia życie).

FAQ – najczęstsze pytania o tryby awaryjne

Q1: Czy mogę wystawiać faktury offline „na zapas”, żeby uniknąć problemów?
A1: Nie. Tryb offline24 jest awaryjny – używasz go tylko wtedy, gdy naprawdę nie masz dostępu do KSeF. Celowe omijanie trybu online może być traktowane jako naruszenie (od 2027: kara). Jeśli Internet działa – wystawiaj online.

Q2: Co jeśli zapomniałem przesłać fakturę offline w terminie (np. po 3 dniach zamiast 1)?
A2:

• W 2026: Prześlij jak najszybciej. Brak sankcji administracyjnych w okresie ochronnym.
• Od 2027: Naruszenie terminu = potencjalna kara do 100% VAT z faktury. Ale jeśli sam się zgłosisz i naprawisz błąd przed kontrolą (samonaprawa) – kara może być obniżona lub niewymierzona.

Rekomendacja: Nie czekaj. Prześlij natychmiast i udokumentuj przyczynę opóźnienia (np. „awaria serwera”).

Q3: Jak rozpoznać, czy to tryb offline24 czy awaryjny?
A3: Sprawdź stronę podatki.gov.pl/ksef:

• Jeśli KSeF działa (status zielony, brak komunikatu o awarii) → problem jest po Twojej stronie = tryb offline24 (termin: 1 dzień)
• Jeśli jest komunikat MF o awarii (status czerwony) → tryb awaryjny (termin: 7 dni)

W razie wątpliwości: załóż tryb offline24 (bezpieczniejszy termin). Ale jeśli później okaże się, że była awaria MF – Twój termin automatycznie wydłuży się do 7 dni.

Q4: Czy w trybie offline24 mogę wystawić fakturę w PDF i później „przekonwertować” na XML?
A4: Nie. Faktura od razu musi być w formacie strukturalnym XML (FA(2)). System KSeF nie przyjmuje „konwersji PDF → XML”. Jeśli wystawisz PDF – nie będziesz mógł jej przesłać do KSeF, a to naruszenie obowiązku (od 2027: kara). Jedyny wyjątek: Awaria całkowita – wtedy faktury są w PDF/papierze i nie przesyła się ich do KSeF.

Q5: Co z fakturami dla konsumentów (B2C) – czy one też idą przez KSeF?
A5:

• Tak, faktury B2C też przesyłasz do KSeF (jeśli klient żąda faktury).
• Konsument nie musi mieć konta w KSeF – Ty wysyłasz mu wizualizację PDF z numerem KSeF (e-mailem lub papier).
• Tryby offline działają tak samo jak dla B2B.

Q6: Czy w awarii całkowitej mogę wystawiać faktury w formacie strukturalnym XML?
A6: Nie musisz. W awarii całkowitej wracasz do zasad sprzed KSeF – faktury PDF lub papierowe są OK. Nie przesyłasz ich do KSeF, więc format XML nie ma sensu (chyba że Twój system i tak generuje XML – wtedy możesz, ale to nie jest wymagane).

Q7: Jak długo muszę archiwizować faktury offline (te z okresu awarii)?
A7: 7 lat – tak samo jak wszystkie faktury VAT. Dotyczy to faktur z:

• Trybu offline24 (po przesłaniu do KSeF masz potwierdzenie – archiwizuj je)
• Trybu awaryjnego (jw.)
• Awarii całkowitej (PDF/papier – standardowe archiwum)

Podsumowanie – co wdrożyć w 2026, aby spać spokojnie w 2027

Checklista: Przygotowanie firmy do trybów offline KSeF

Do końca 2025 / początku 2026: Technologia:

• ☐ Wybierz i wdróż oprogramowanie obsługujące tryby offline (offline24, awaryjny, awaria całkowita)
• ☐ Przetestuj w środowisku demo KSeF (demo.ksef.gov.pl)
• ☐ Skonfiguruj tokeny/certyfikaty (jeśli używasz API)

Procedury:

• ☐ Opracuj dokument „Procedury awaryjne KSeF” (definicje, role, instrukcje, wzory)
• ☐ Wyznacz osobę odpowiedzialną za KSeF + zastępcę
• ☐ Przygotuj rejestr faktur offline (Excel/CSV lub w systemie)

Szkolenia:

• ☐ Przeszkol wszystkich wystawiających faktury (handlowcy, księgowość, zarząd)
• ☐ Przeprowadź symulacje: „Internet padł – co robisz?”
• ☐ Zaplanuj odświeżające szkolenia co pół roku

Komunikacja:

• ☐ Przygotuj szablony komunikatów dla klientów (tryb offline, awaryjny, awaria całkowita)
• ☐ Przygotuj wzory alertów wewnętrznych (dla zespołu)
• ☐ Zaktualizuj stopki faktur (możliwość dodania adnotacji offline)

Testy:

• ☐ Raz na kwartał: test procedur (symulacja offline24, awaryjnego)
• ☐ Sprawdź, czy system automatycznie synchronizuje faktury po przywróceniu Internetu
• ☐ Dokumentuj testy (data, scenariusz, wynik)

Monitoring:

• ☐ Codziennie: sprawdzaj status KSeF (podatki.gov.pl/ksef) – jeśli regularnie wystawiasz faktury
• ☐ Zapisz w przeglądarce zakładkę: podatki.gov.pl/ksef
• ☐ Ustaw powiadomienia Google/Infor.pl o zmianach w KSeF

W 2026 (okres ochronny): Praktyka:

• ☐ Korzystaj głównie z trybu online – offline tylko awaryjnie
• ☐ Jeśli zdarzy się offline/awaria → przetestuj procedury w realu
• ☐ Analizuj błędy: „Dlaczego nie zdążyliśmy? Jak poprawić?”

Samonaprawa:

• ☐ Jeśli znajdziesz błąd (np. faktura niewysłana w terminie) → napraw natychmiast
• ☐ Dokumentuj samnaprawę (print screen, notka) – przyda się w 2027, jeśli będzie kontrola

Aktualizacja procedur:

• ☐ Co pół roku: przegląd dokumentu „Procedury awaryjne KSeF”
• ☐ Uwzględnij zmiany w przepisach, nowe funkcje oprogramowania

Od 1 stycznia 2027: Ostrożność:

• ☐ Wchodzą kary! Każde naruszenie termin = potencjalna kara do 100% VAT
• ☐ Automatyzacja i przypomnienia stają się krytyczne
• ☐ Prowadź skrupulatny rejestr faktur offline

Audyt wewnętrzny:

• ☐ Raz w miesiącu: weryfikuj, czy wszystkie faktury offline zostały przesłane
• ☐ Sprawdzaj logi systemowe: „Czy były próby wysłania, które się nie powiodły?”

Współpraca z doradcą:

• ☐ Jeśli Twoja firma regularnie korzysta z trybów offline (np. praca w terenie) – rozważ konsultację z doradcą podatkowym
• ☐ Upewnij się, że procedury są zgodne z najnowszymi wytycznymi MF

Kluczowe zasady do zapamiętania

1. Tryby offline to mechanizmy awaryjne – nie nadużywaj ich Jeśli Internet działa i KSeF działa – wystawiaj faktury online. Offline tylko w razie rzeczywistej potrzeby.
2. Terminy są sztywne: 1 dzień (offline24), 7 dni (awaryjny) Sobota/niedziela/święta nie liczą się jako dni robocze. Termin liczy się od dnia następnego.
3. W awarii całkowitej faktury NIE idą do KSeF To jedyny tryb, w którym wracasz do „starych” faktur (PDF/papier) i nie dosyłasz ich później.
4. Rok 2026 = okres ochronny, ale nie „wolna amerykanka” Brak nowych kar administracyjnych, ale odpowiedzialność KKS za poważne naruszenia nadal istnieje.
5. Od 2027: każda faktura = potencjalna kara do 100% VAT Samonaprawa przed kontrolą = szansa na obniżenie kary. Nie ignoruj błędów.
6. Dokumentuj wszystko Rejestr faktur offline, screeny z podatki.gov.pl (status awarii), potwierdzenia wysłania do KSeF. W razie kontroli – będziesz mieć dowody.
7. Szkol zespół regularnie Ludzie zapominają. Odświeżaj procedury co pół roku, testuj w praktyce.
8. Automatyzacja to Twój przyjaciel System, który sam synchronizuje faktury offline i przypomina o terminach = mniej stresu, mniej błędów.

Ostatnia rada

Najgorsze, co możesz zrobić, to: ignorować tryby offline do momentu, aż Internet Ci padnie i klient czeka na fakturę. Najlepsze, co możesz zrobić, to: przygotować się teraz:

• Wybierz oprogramowanie (jeśli jeszcze nie masz)
• Napisz procedury (1 dzień pracy)
• Przeszkol zespół (2 godziny)
• Przetestuj w demo KSeF (30 minut)

Dzięki temu, gdy awaria przyjdzie (a prędzej czy później przyjdzie), będziesz wiedział dokładnie, co robić. I unikniesz kar, które od 2027 roku mogą boleć naprawdę mocno. Powodzenia z KSeF!

Biblioteka i źródła

• Ministerstwo Finansów – Krajowy System e-Faktur: https://www.podatki.gov.pl/ksef
• Ustawa o VAT (Dz.U. 2004 nr 54 poz. 535 z późn. zm.) – art. 106ni (sankcje), art. 106e (elementy faktury)
• Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. 2023 poz. 1598)
• Kodeks karny skarbowy (Dz.U. 1999 nr 83 poz. 930 z późn. zm.)
• Środowisko testowe KSeF: https://demo.ksef.gov.pl
• Komunikaty MF dot. KSeF (aktualizowane na bieżąco): https://www.podatki.gov.pl/ksef/konsultacje/
• Opracowania branżowe: jpk-info.pl, ZrozumVAT.pl, Infor.pl (sekcja Podatki), poradnikprzedsiebiorcy.pl

Dokument przygotowany: listopad 2025
Wersja: 1.1
Licencja: Materiał edukacyjny do swobodnego użytku (z podaniem źródła)