Dlaczego UAT to moment prawdy przy wdrożeniu ERP?

Wdrożenie systemu ERP to zawsze duża zmiana dla organizacji. Obejmuje kluczowe obszary – księgowość, kadry i płace, sprzedaż, logistykę czy produkcję. Każdy błąd na etapie startu produkcyjnego może oznaczać realne straty finansowe lub wizerunkowe. Dlatego tak ważnym etapem projektu są testy akceptacyjne użytkowników (User Acceptance Tests – UAT).

To właśnie podczas UAT biznes weryfikuje, czy system działa zgodnie z procesami firmy, a nie tylko „technicznie poprawnie”. Innymi słowy: czy system działa dla nas i wspiera codzienną pracę.

Czym różnią się UAT od testów regresji?

W praktyce oba rodzaje testów bywają mylone, choć pełnią zupełnie inne role:

• • Testy regresji – badają, czy po aktualizacji, poprawce czy wgraniu nowej funkcjonalności pozostałe elementy systemu działają jak wcześniej. Chronią przed błędami technicznymi.

• • Testy akceptacyjne (UAT) – sprawdzają, czy system spełnia wymagania biznesowe, zdefiniowane na początku projektu. Chronią przed błędami biznesowymi i nieporozumieniami przy odbiorze.

Dzięki temu można powiedzieć, że testy regresji bronią stabilności systemu, a UAT – sensu biznesowego całej inwestycji.

Rola analizy biznesowej w tworzeniu scenariuszy UAT

Podstawą skutecznych UAT jest dobra analiza biznesowa. To właśnie na tym etapie:

• • identyfikowane są procesy krytyczne, takie jak wystawienie faktury KSeF, naliczenie listy płac zgodnie z ZUS PUE czy obsługa zwrotu w sprzedaży internetowej,

• • definiowane są scenariusze testowe, które odzwierciedlają realną pracę użytkowników,

• • określane są kryteria sukcesu, które później decydują o formalnym odbiorze.

Bez analizy biznesowej UAT staje się przypadkowym zbiorem prób i błędów, a nie świadomą weryfikacją kluczowych procesów.

Kryteria akceptacji i dokumentacja – fundament odbioru projektu

Każdy test akceptacyjny powinien mieć jasno określone kryteria sukcesu. To one definiują, kiedy można powiedzieć: „system działa zgodnie z wymaganiami”.

Przykłady kryteriów akceptacji:

• • Faktura VAT w strukturze KSeF zostaje poprawnie wysłana do bramki Ministerstwa Finansów.

• • Raport kadrowy eksportuje się zgodnie z wymaganiami ZUS PUE.

• • Dokument WZ można powiązać z fakturą sprzedaży w jednym, spójnym procesie.

Równie ważna jest dokumentacja wyników – status „zaakceptowano” lub „odrzucono” wraz z uzasadnieniem. To formalne zabezpieczenie zarówno dla firmy wdrożeniowej, jak i dla klienta.

Jak zorganizować warsztaty UAT z działami biznesowymi?

Praktyka pokazuje, że najlepiej sprawdzają się warsztaty prowadzone w środowisku testowym – kopii bazy produkcyjnej.

1. Przygotowanie – analityk i wdrożeniowiec opracowują scenariusze testowe.

2. Warsztat – użytkownicy z poszczególnych działów wykonują testy krok po kroku.

3. Moderacja – konsultant lub kierownik projektu prowadzi spotkanie, zbiera wyniki i pilnuje spójności dokumentacji.

4. Raport końcowy – rezultaty są podstawą do decyzji o odbiorze systemu.

Warsztaty UAT budują zaangażowanie użytkowników i pozwalają wychwycić błędy, których nie zauważyłby zespół IT.

Najczęstsze błędy w UAT

• • Brak jasno zdefiniowanych kryteriów akceptacji.

  • Ograniczony udział użytkowników biznesowych (testy prowadzone wyłącznie przez IT). 

  • Scenariusze testowe pisane „pod system”, a nie pod procesy biznesowe.

  • UAT rozpoczęte zbyt późno – na kilka dni przed startem produkcyjnym.

  • Brak dokumentacji wyników – odbiór odbywa się „na słowo”.

Uniknięcie tych błędów to podstawa udanego odbioru projektu.

UAT jako doprecyzowanie wymagań przed zleceniami programistycznymi

Dobrą praktyką jest budowanie scenariuszy UAT już w momencie tworzenia wymagań biznesowych.

• • Jeśli potrafimy określić, jak użytkownik sprawdzi nową funkcję, oznacza to, że wymaganie jest wystarczająco precyzyjne.

• • Programista otrzymuje jasny punkt odniesienia: zadanie będzie wykonane wtedy, gdy przejdzie test akceptacyjny.

• • Dzięki temu zmniejsza się ryzyko różnej interpretacji wymagań i kosztownych poprawek w przyszłości.

W ten sposób UAT staje się nie tylko etapem końcowym, ale także narzędziem precyzowania oczekiwań biznesowych.

Testy akceptacyjne użytkowników to kluczowy etap wdrożenia ERP. To one przesądzają, czy system będzie realnym wsparciem biznesu, czy tylko kolejnym kosztownym projektem IT.

Dobrze przygotowane UAT:

• angażują użytkowników,

• chronią przed błędami biznesowymi,

• formalizują proces odbioru,

• wspierają precyzyjne definiowanie wymagań dla programistów.

Wdrożenie bez UAT to ryzyko podpisania umowy, której warunków nikt do końca nie sprawdził.