Testy regresji w ERP:  jak przygotować organizację i podzielić obowiązki?

Testy regresji to zestaw działań mających na celu upewnienie się, że po aktualizacji systemu ERP (lub jego dodatków) nie doszło do niepożądanych zmian w procesach biznesowych. To szczególnie ważne w środowisku MŚP, gdzie każdy błąd w module płacowym, księgowym czy sprzedażowym może przełożyć się na realne straty finansowe lub ryzyka prawne.

Poniżej znajdziesz praktyczne wskazówki, jak skutecznie przygotować organizację do testów regresji.

1. Jak użytkownicy mogą prowadzić testy regresji na swoich danych?

Wykorzystanie kopii bazy produkcyjnej i środowiska produkcyjnego – najlepszym rozwiązaniem jest środowisko testowe, które odzwierciedla rzeczywiste dane i konfigurację zarównosamego systemu ERP, jak i środowiska, na którym system pracuje. Dzięki temu użytkownicy sprawdzają system w warunkach najbardziej zbliżonych do codziennej pracy.

Scenariusze testowe – użytkownicy powinni pracować na wcześniej przygotowanych przypadkach: np. wprowadzenie nowej faktury sprzedaży, naliczenie listy płac czy zaksięgowanie dokumentu zakupu.

Koncentracja na procesach krytycznych – warto zidentyfikować kluczowe dla firmy obszary (płace, VAT, raportowanie, rozrachunki z kontrahentami) i tam skierować najwięcej uwagi.

Oczekiwany rezultat – każdy test powinien mieć jasno określony wynik poprawny (np. zgodność kwoty naliczonego podatku, poprawne naliczenie ZUS, prawidłowe zaksięgowanie).

 2. Jak przygotować organizację do testów regresji?

 Wyznaczenie odpowiedzialnych osób – w każdym dziale powinna być wyznaczona osoba kontaktowa, która będzie zlecać i prowadzić testy i raportować wyniki.

Szkolenie użytkowników – testy regresji to nie tylko kliknięcie kilku opcji – użytkownicy muszą wiedzieć, jak sprawdzić poprawność danych i jak dokumentować wyniki. Najłatwiej będzie przeszkolić osoby, które na stałe pracują z funkcjonalnościami, które mają być przetestowane.

Planowanie czasu – testy regresji trzeba uwzględnić w harmonogramach pracy działów. To inwestycja, która zwraca się w postaci stabilności systemu.

3. Podział obowiązków: IT vs. użytkownicy biznesowi

IT / dostawca systemu:

• • Przygotowanie środowiska testowego (kopia bazy produkcyjnej).
  • Obsługa integracji z innymi systemami (np. CRM, bankowość).
  • Usuwanie błędów technicznych (np. brak dostępu, problemy z serwerem).

Użytkownicy biznesowi:

• • Testowanie procesów merytorycznych (naliczenia płac, faktury, rozliczenia).
  • Zgłaszanie niezgodności w działaniu modułów.
  • Ocena wpływu zmian na codzienną pracę (czy proces jest nadal szybki, intuicyjny, zgodny z procedurami).

Kluczowa zasada:

IT może przygotować narzędzia, ale tylko użytkownicy biznesowi wiedzą, jak powinien wyglądać prawidłowy wynik.

4. Rola środowiska testowego

Bezpieczeństwo danych – testy nie powinny ingerować w dane produkcyjne.

Realizm – kopia bazy produkcyjnej umożliwia testowanie na faktycznych konfiguracjach i typach dokumentów.

Powtarzalność – na tej samej bazie można odtwarzać i sprawdzać te same scenariusze.

Oddzielenie od produkcji – wszelkie błędy w środowisku testowym nie wpływają na bieżącą działalność firmy.

5. Dokumentowanie wyników testów

Prosta tabela testowa – scenariusz → wynik oczekiwany → wynik faktyczny → status (OK/niezgodność).

Centralne repozytorium zgłoszeń – np. plik Excel, system Helpdesk lub dedykowany moduł w ERP.

Raport końcowy – podsumowanie testów przekazywane kierownictwu i IT, wskazujące, czy system można bezpiecznie wdrożyć na produkcję.

Wnioski dla menedżerów i kierowników działów:

Testy regresji nie są luksusem – to obowiązkowy element bezpiecznego korzystania z ERP.

Sukces zależy od współpracy IT i biznesu – IT zapewnia narzędzia, a biznes zna procesy.

Warto wypracować stałą metodykę – np. prostą checklistę testów wykonywaną przy każdej aktualizacji.

Podsumowanie dla praktyków:
Dzięki systematycznym testom regresji na własnych danych, Twoja firma może uniknąć kosztownych błędów i zapewnić ciągłość procesów biznesowych. Kluczem jest odpowiedni podział obowiązków, dedykowane środowisko testowe i rzetelne dokumentowanie wyników.